会社名やメールアドレス、「お世話になっております」といった挨拶文などを、毎回一から手入力していませんか？
よく使う単語や文章は、辞書登録して入力時間をぐっと短縮しましょう。
この記事では、Windowsに標準搭載されている「ユーザー辞書」を使って、業務でよく使う単語や文章を登録する方法をご紹介。
Windowsの「ユーザー辞書」に登録したものは、数文字の「読み」で一発入力できます。
1回の入力で削減できる時間は数秒でも、積み重なれば大きな時短になります。
プチ時短術として、ぜひ活用してみてください。
同じような単語は、辞書登録をすれば入力を時短できる
「お世話になっております」のような、よく使う単語や文章を毎回キーボードで打つのは、意外と手間がかかるもの。
ですが辞書登録を利用すれば、例えば「おせ」と入力するだけで、変換候補に「お世話になっております」と表示されるので、入力の手間をぐっと減らせます。
辞書登録のメリットは「時短」と「ミス防止」
辞書登録をしておくと、次のようなメリットがあります。
入力を時短できる
よく使う単語や文章が数文字で呼び出せるようになり、入力の手間と時間を減らせるのが1番のメリットです。
変換ミス・表記ゆれ防止になる
あらかじめ登録した言葉を使うことで、変換ミスや表記ゆれが防げます。
特に、社名・メールアドレス・製品名など、間違えたくない単語を正確に入力できるのは心強いです。
ここからは、事務職の方に辞書登録をおすすめしたい単語の具体例と、単語の登録方法をご紹介します。
登録をおすすめする単語の例
時短効果を高めるには、辞書登録するときの「読み」を「思い出しやすい2〜3文字」に設定するのがポイントです。
辞書登録をおすすめする単語や文章は、以下の通りです。
勤務先の情報
まず登録をおすすめするのは、勤務先の情報です。
特に正確さが求められる上に、入力頻度も高いです。
| 登録内容 | よみ | 単語 |
|---|---|---|
| 会社名 | しゃめい | ◯◯株式会社 |
| 住所 | じゅうしょ（じゅう） | 〇〇県〇〇市・・・ |
| 部署名 | ぶしょ | 経営企画部 |
| メールアドレス | めーる | ◯◯@xxxx.yy.zz |
メールでのやり取り
挨拶文や定型文を登録しておけば、日々のメール作成時間も短縮できます。
| 登録内容 | よみ | 単語 |
|---|---|---|
| 挨拶文 | おせ | お世話になっております。◯◯株式会社の△△です。 |
| 依頼文 | ごか | ご確認のほどよろしくお願いします。 |
| 締めの一文 | いじょ | 以上、よろしくお願いします。 |
実務でよく使うフレーズ
電話対応や資料送付など、実務でよく使うフレーズも登録しておくと便利です。
| 登録内容 | よみ | 単語 |
|---|---|---|
| 折り返し依頼 | おり | 折り返しご連絡をお願いします。 |
| 資料添付の案内 | てんぷ | 添付資料をご確認ください。 |
| 請求書の送付 | さしゅ | ご査収のほどよろしくお願いします。 |
| 契約書サインの依頼 | しょめ | 署名・捺印のうえ、返送をお願いします。 |
書類の名前
経理や法務で使う書類名は、長くて入力が手間なものがあります。
これらも辞書登録しましょう。
| よみ | 単語 |
|---|---|
| いたく | 業務委託契約書 |
| しゅ | 出金伝票 |
| ざいむ | 財務諸表 |
| せいきゅ | 請求書 |
| りょう | 領収書 |
| ふりこ | 振込明細 |
| こうざ | 口座残高証明書 |
その他、「何度も入力しているな」「入力が面倒だな」と感じたら、辞書登録を検討する習慣をつけましょう。
辞書登録のやり方
Windowsに搭載されている日本語入力システム（IME）の「ユーザー辞書」を使って、辞書登録する方法を紹介します。
新しい単語を登録する手順
- タスクバー右下の「あ」または「A」を右クリック
- 「単語の登録（または「単語の追加）」をクリック
- 「単語」に、登録したい単語や文章を入力（例：お世話になっております）
- 「よみ」に、単語や文章を呼び出すのに文字を入力（例：おせ）
- 「品詞」で、該当するものを選択（例：短縮よみ）
- 「登録」ボタンをクリック
実際に「よみ」を入力して、変換候補に表示されれば正常に登録されています。
登録した単語や文章を編集したいときの手順
登録完了した単語やよみを直したい時の手順です。
- タスクバー右下の「あ」または「A」を右クリック
- 「単語の登録（または「単語の追加）」をクリック
- 「ユーザー辞書ツール」をクリック
- 編集したい単語をクリック
- ツールバーの「変更」アイコンをクリック
- 修正して「登録」ボタンをクリック
- 単語が修正されていることを確認
また、使わなくなったので削除したい場合は、単語を選んだら「削除」アイコンをクリックすればOKです。
バックアップの取り方
せっかく登録した単語が消えてしまうと悲しいので、月1回くらいでバックアップを取ると安心です。
- タスクバー右下の「あ」または「A」を右クリック
- 「単語の登録（または「単語の追加）」をクリック
- 「ユーザー辞書ツール」をクリック
- メニューバーから「ツール」→「一覧の出力」をクリック
- 保存先を選択して「保存」をクリック
- 保存先に、辞書登録した単語が保存される
保存したファイルはテキスト形式（txt）で出力されます。
クラウドストレージ（社内サーバー、Googleドライブなど）に保存しておけば、万が一データが消えても復元できます。
まとめ：入力の手間を省いて、早く・正確なコミュニケーションをとろう
ユーザー辞書の活用は、入力の正確さと効率化を両立できるプチ時短術です。
まずは、「社名」「住所」「部署」「メールアドレス」の登録から始めてみましょう！
- 辞書ツールの開き方：タスクバーの「あ（A）」→「単語の登録（追加）」をクリック
- 登録方法：「単語」「よみ」「品詞」を設定して登録
- 編集や削除の方法：ユーザー辞書ツールの「変更」「削除」アイコンをクリック
- バックアップ方法：ユーザー辞書ツールの「ツール」→「一覧の出力」で保存
- 会社情報：社名、住所、部署名、メールアドレス
- 定型文：「お世話になっております」等
- 書類名や契約書名
単語や一文ではなく、もっと長い文章の手間も減らしたい！
という方は、「文章テンプレート」について解説した記事もあるので、併せてお読みいただければ幸いです。
テンプレートで、メール・チャットの文章作成を時短する
