大きな目標や壮大なプロジェクトでも、1日あたりのノルマを決めることで少しずつ達成に近づきます。
目標達成の計算式は、「タスクの数」÷(「作業日数」×0.8)=「1日あたりのノルマ」です。
業務量の多さで尻込みしそうになる前に、この計算式を利用してみてください。
業務量が多すぎる仕事をどうするか
私の職場では、月に200件近い請求書のダブルチェックを行ったり、数十ページにおよぶ資料の校正をしたりすることがあります。時折サポートに入っているシステム動作確認では、確認項目が数百件にのぼることも。
数日ではとても終わらない業務を担うことは、総務に限らずよくあると思います。
こうした業務で絶対にしてはいけないのが、「完了期限に余裕があるからと、対応を後回しにすること」です。少しずつでも、なるべく毎日進めていく必要があります。
そのために役立つのが、目標達成の計算式です。
目標達成の計算式とは
この計算式は、1日あたりのノルマを明確化するものです。
一度に何十・何百もタスクが来ると焦ってしまいますが、「最低でもこのペースで進めれば終われる」と確認できると、けっこう安心できます。
計算式は、以下の通りです。

ポイントは、作業日数に0.8をかける点です。これは急用や休暇が割り込んだときも、余裕をもって完了させられるようにするためです。
作業日数については、「作業開始日から締切日まで」の期間のうち、営業日が何日あるかがわかれば算出できます。
計算式の使用例
例えば、以下のように使用します。
当月15日までに、200通の請求書を確認する場合
売上確定から発送までに10営業日あるとしたら、
タスクの数:200通÷(作業日数:10営業日×0.8=8日))=1日あたりのノルマ:25通
となります。発送までに20営業日ある場合は「1日あたり12〜13通」になるので、なんだかできそうな気がしてきます。
3週間後までに、資料校正50ページを行う場合
1週間が5営業日だとすると、3週間×5営業日=15日の作業日数があります。
タスクの数:50ページ÷(作業日数:15営業日×0.8=12日))=1日あたりのノルマ:4〜5ページ
となります。まあまあページ数が多い気もしますが、1日30分ほど確保すれば校正できそうかなという感触です。
目標達成の計算式は、自動計算の設定をすると便利
「計算式が必要になった都度、いちいち電卓を叩くのが面倒くさい」
「計算式が覚えられない」
という方でも、Excelやスプレッドシートで自動計算の設定をしておけば問題ありません。

- A列:タスクの数を入力する欄
- B列:作業日数を入力する欄
- C列:1日あたりのノルマ「=A◯/(B◯*0.8)」をセルに入力 ※「◯」はセルの行数が入ります
図のような簡単なシートを作っておくだけで、「タスクの数」「作業日数」を入力すれば1日あたりのノルマが算出できます。
応用編:目標達成の計算式は、納期の提示にも使える
応用編として、「タスクの数だけわかっていて、納期は自分で決められる場合」にも計算式が使えます。自分が行うのは、「1日あたりどのくらいタスクがこなせそうか?」の判断だけです。
例えば「タスク数が50個」「1日あたり3個ずつ進められそう」という場合は、以下の2ステップで計算します。
【1】タスクの数:50個÷1日あたりのノルマ:3個=作業日数×0.8:約17日
【2】17日÷0.8=作業日数21.25日
提示する納期としては、キリよく「25営業日」とするか、やや短めですが「20営業日」と返答するのが、無理なくタスク完了できる範囲となります。
まとめ:目標達成は「日々コツコツ」を意識しよう
大きな目標も、壮大なプロジェクトも、少しずつコツコツ進めることでゴールにたどり着けます。
目標達成の計算式は、タスクの数÷(作業日数×0.8)=1日あたりのノルマです。
この計算式が、目標達成の役に立てば幸いです。
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