ビジネスチャットやメールでの文章を、毎回作成するのは手間です。定型文（テンプレート）を作成して、時短につなげましょう。テンプレート化できる場面の例や、テンプレート一覧の作成方法から管理・利用の方法を解説します。文章作成を時短して、業務の生産性を上げましょう。
はじめに：ビジネスでは文章作成の場面が多い
社内メンバーとのコミュニケーションはビジネスチャット、顧客や外部顧問の方々とはメールでのやり取りが中心です。
日々の業務で必ず行っている文章作成。タイピングが早い人でも、何度も同じような内容を打つのは、手間だと感じるのではないでしょうか。
そこで今回は、定型文（以下、テンプレート）の一覧表を作成して、日々の文章作成を時短する方法を紹介します。
テンプレートを使う場面の例
例えば、以下のような場面でテンプレートが役立ちます。
- 請求書の送付文
- 契約書の確認依頼文
- 業績を社内共有する際の報告文
テンプレート化の判断基準
上記で挙げたほかには、どんな文章をテンプレート化すれば良いのでしょうか？
その判断は、「定期的に、同じような文章を書くことがあるか」で決めています。
毎回ほぼ同じ内容で、日付や金額など一部だけを変更すれば良いような文章が、これに当てはまります。思いついたものからリストアップしておきましょう。
記事の末尾に、テンプレート文例をいくつか載せてあります。参考にしていただければ幸いです。
テンプレートは一覧にして管理
作成したテンプレートを管理する方法としておすすめなのが、ExcelやGoogleスプレッドシートを使う方法です。
メーラーやチャットツールにもテンプレート機能がついている場合もありますが、同じ文章をチャットや他のクラウドサービスでも使うことがあります。そのため、一つのデータで一元管理するのがおすすめです。
一覧にしておくことで、必要なテンプレートをすぐに取得できて便利です。
テンプレート一覧の作成方法
テンプレート一覧の作成方法は、以下の通りです。
※Excelやスプレッドシートでの作成を想定しています。
A列に「カテゴリ（どんな場面で使うテンプレートか）」を入力します。
例えば「請求書送付」「契約書確認依頼」など。テンプレートの検索がしやすいカテゴリ名にすると良いです。
B列に「テンプレートの文章」を入力します。
1つのセルに文章全体が入るようにしましょう。メモ帳などのテキストエディタで作成した文章をコピー＆ペーストするか、セルの入力中にAltキーを押しながらEnterを押すと、セル内で改行できます。
入力内容が都度変わる場所は、「〇〇」としておくと、テンプレート利用時に変更するだけで済みます。
- 顧客名
- 日付
- 金額 など
テンプレート一覧は、アクセスしやすい場所に保存
テンプレート一覧のデータは、使いたいときにすぐアクセスできる場所に保存します。
- Googleスプレッドシートで作成した場合：ブラウザのブックマークバーに登録
- Excelで作成した場合：デスクトップにショートカットを作成する、よくアクセスするフォルダに保存するなど
また、テンプレート一覧は、万が一のデータ消失に備えて、少なくとも2箇所に最新版を保管しておきましょう。
私の場合は、仕事用ノートPCの社内フォルダと、Googleドライブの2箇所に保存しています。
テンプレートの使用手順
テンプレートを使う際は、以下の手順で利用できます。
- 文章を入れ込むするツール（メール、チャットなど）を開く
- テンプレート一覧から、該当するものをコピーする
- 1のツールに、テンプレートを貼り付ける
- テンプレートのうち「〇〇」の部分を、実際の情報に編集する
これだけで、文章が時短で作成できます。
まとめ：テンプレート化で文章作成を時短しよう
テンプレートを用意しておくことは、一見小さなことかもしれません。ですが、文章作成の場面が多い職場では、この積み重ねが大きな時間の節約につながります。
- テンプレート化できそうな文章を挙げる
- テンプレートを作成する
- テンプレートを利用する
この3つを意識して、まずは5つ程度のテンプレートから作成してみましょう。
少しずつテンプレートを増やしていくことで、日々の業務がよりスムーズになるはずです。
文章作成の時間を節約した分、生産的な業務に集中しましょう。
おまけ：テンプレート文章例
いくつかテンプレート文例を用意しましたので、よろしければご利用ください。
請求書の送付文
件名：〇〇様 ご請求書の送付｜◯◯（自社名）
〇〇様
お世話になっております。
〇〇（自社名）の◯◯（自分の氏名）です。
〇月分のご請求書をお送りしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
契約書の確認依頼文
件名：〇〇様 〇〇（契約書名）ご確認のお願い
〇〇様
お世話になっております。
〇〇（自社名）の◯◯（自分の氏名）です。
〇〇（契約書名）を添付にてお送りしますので、
ご検討いただきますようお願い申し上げます。
不明点や修正点等ございましたら、弊社までご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。
業績を社内共有する際の報告文
件名：■◯年〇月度 業績報告
各位
◯年〇月度の業績について、下記の通り報告します。
・売上額 〇〇〇円
・粗利額 〇〇〇円
詳細は、添付の資料をご確認ください。
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