デスクトップに置くべきデータは2種類だけにしよう

パソコンのデスクトップ、アイコンだらけになっていませんか？

デスクトップに置くべきデータは、「ゴミ箱」と「一時データ」の2種類だけです。
共用データは、クラウドストレージで保管しましょう。

デスクトップが乱雑だと、「データ探しに手間取る」「データ消失のリスク」といったデメリットがあります。

本記事では、業務効率アップのためのデスクトップ整理術をお伝えします。
スッキリとしたデスクトップで、パソコン環境を快適にしましょう！

デスクトップは「自分の机の上」と同じ

「神速パソコン仕事術見るだけノート」の中に、

机と同じくデスクトップは整頓が大切
「神速パソコン仕事術見るだけノート」（著者：岡田充弘）

という一文があります。

整理整頓されて、必要なものがすぐに取り出せるデスクは、作業効率を高めてくれます。
同様に、デスクトップを整理整頓して使いやすくすることは、効率的な作業を行う環境に必要です。

デスクトップは、「ゴミ箱」と「一時データ」だけ置いてある状態が理想的です。

机の上も、必要な時だけ資料を出して、終わったら片付けたり捨てたりしますよね。
同じことを、デスクトップでも行うのです。

削除データはゴミ箱に移動しますが、何もしないとゴミ箱にデータが溜まり続けます。
ゴミ箱に入っているデータも、定期的に削除しましょう。

私の場合は、月初に1回「削除日が2ヶ月前のものをゴミ箱から削除しています。例えば5月初めには、削除日が3月のものを削除するという感じです。

「ゴミ箱を空にする」で一気に消しても良いのですが、削除したものが数日後また必要になるケースがたまにあるため、すぐに消さないようにしています。

手動でのデータ削除が面倒であれば、一定期間を過ぎたデータをゴミ箱から自動削除する方法もあります。詳細は割愛しますが、「Windows　ゴミ箱　自動削除」などで調べればやり方が出てきます。

デスクトップに置くべきではないのは「ゴミ箱」「一時データ」以外の全てですが、特に「共用データ」はNGです。
共用データは、部署やプロジェクトチームなど複数人で共有する重要なデータです。
デスクトップに限らず、「自分のパソコンでないとアクセスできない場所」に置いてはいけません。

共用データなどは、個人のデスクトップではなく、クラウドストレージに保存するのがベストです。
クラウドストレージとは、例えば以下のようなものです。

クラウドストレージは、データ共有が簡単でバックアップ体制が整っていることが一般的です。
クラウドストレージにデータを保存する際は、フォルダを整理する、検索しやすいファイル名にするといった管理ルールも整備しましょう。

そもそも、なぜデスクトップが乱雑だと良くないのか。それは、以下のようなデメリットがあるからです。

アイコンが乱雑に並んでいる中から、都度必要なファイルやフォルダを見つけるのは時間がかかります。
探す時間によって作業が中断され、集中力も途切れてしまいます。

デスクトップに多くのアイコンがあると、パソコンの動きが遅くなると言われています。
パソコンの動作が遅いと、作業効率が下がることに。
「パソコンの起動に時間がかかる」「データ表示が遅い」など、業務と関係ないところでストレスも溜まってしまいます。

業務で扱うデータは、他の人と共用しているケースが一般的です。
大事なデータをデスクトップだけに保存している場合、もしパソコンが壊れたらデータも消えてしまい、データを扱っていた他の人達にも影響があります。

例えば、同じデータが「社内サーバー」と「自分のデスクトップ」の2箇所にある場合は、誤って古いデータを更新してしまうかもしれません。
これでは、どちらが最新版かわからなくなってしまいます。
あなたのデスクトップは、アイコンが乱雑に並んでいる状態になっていませんか？

本記事では、デスクトップの使い方と置くべきデータについてお話しました。

■デスクトップは「机の上」と同じ
■デスクトップに置くのは、「ゴミ箱」「一時データ」の2種類だけ
※ゴミ箱のデータ削除も定期的に行う
■共用データは、デスクトップに置かない
※共用データは、クラウドストレージでのデータ保管がベスト

デスクトップ整理は、単に画面をすっきりさせるだけではありません。
必要なデータのみデスクトップに置いて作業できることで、業務効率の向上にも繋がります。

アイコンだらけのデスクトップから卒業して、快適なパソコン環境をつくっていきましょう！