議事録の事前作成で、会議を時短する

会議は、貴重な時間を長時間使いがち。少しでも時短かつ有意義な会議にするには、「会議前の議事録作成」が重要です。
・議題を書き出す
・詳細を書く
・開催前に共有する
こうした準備をすることで、「協議」と「決定」のみ行える会議を実現します。
議事録は、会議をしながらリアルタイム更新し、会議終了後すぐに共有しましょう。

長時間になりがちな会議を無駄にしないために

私は実働5時間の時短勤務なので、「1時間の会議」があるだけでも業務への影響が大きいです。勤務時間の2割を、会議に持っていかれるのですから。
そんな貴重な1時間を割いた会議がただの無駄話に終わったら、「AとBとCのタスクが終わったのに」などと悔やみまくります。

とはいえ、会議は無駄！撲滅したい！とは考えていません。
メンバーを招集して、協議や決定をする必要があるからこそ、会議は存在するはずです。というか、そういう存在であってほしい。

そこで、せっかくの会議を無駄にしないために、私が工夫していることをお伝えします。

会議前の議事録作成が、会議を時短かつ有意義にする

会議を無駄にしないために、会議前に議事録を作っています。

事前に議事録を作っていないと、いざ定刻になった時、

「今日は何について話し合うんだっけ？」
「えーと・・・（議題出しタイム）」
「この議題の進捗は？」
「えーと・・・（進捗報告タイム）」

みたいになりませんか？

これが、貴重な会議の時間を無駄にします。
会議前の議事録作成で、このような事態は防ぐことができます。

議事録の作成方法（会議前）

では、議事録の具体的な作成手順を説明します。

ちなみに議事録作成に用いるツールは、テキストが書けて全社共有しやすいものなら何でも良いです。
私の職場では業務用パソコンにWindowsを使っているため、標準搭載アプリの「メモ帳」で議事録を作成しています。

議題を書き出す

まずは、「会議当日に何を話し合うか？」がわかるよう議題を書き出します。

「■（議題）」のように、タイトルであることがわかるマークを、各議題の冒頭につけておきましょう。
議題の順番は、締切日が近く、確認や決定を急ぐものを初めに持ってくると良いです。

また、残りいくつの議題があるのかわかるように、各議題の末尾にカウントダウン形式で数字をつけるのもオススメです。

各議題の詳細を書く

各議題について、会議前に集められた情報を書きます。

例えば、

• 会議へ起案することとなった背景
• 協議の目的
• 資料名
• 会議で協議・決定したいこと

です。

これらを書くことで、会議中は進捗報告の時間を極力なくすことができます。
「会議では、各議題の協議と決定のみ行える」という状態になっている議事録がベストです。

会議の開催前に、議事録を共有する

作成した議事録は、会議前に「次第」としてメンバーに共有します。
会議開催の２日前（遅くとも前日）までには共有しておきましょう。

共有方法については、私の職場はChatwork（チャットワーク）を使っています。
会議用の専用グループチャットを設けており、議事録はメッセージで、資料は添付データでアップします。

各メンバーにて議事録を事前確認し、追加や修正があれば会議前に報告してもらいます。
また、議事録および各資料はチャット上のみに保管せず、社内フォルダに会議用データをバックアップしています。

議事録の作成方法（会議当日）

会議当日の流れについて説明します。

司会進行

会議当日は、議事録に書かれている次第を上から順に説明し、「協議と決定」を行います。
説明内容については、

• 初めて挙がる議題：経緯や目的、確認事項を簡潔に説明してから協議
• ２回目以降の議題：前回のつづきから進行（毎回経緯などを説明しなくてOK）

というように使い分けると、会議がより時短になります。

協議中、新たに追加された情報は「◯月◯日議事」として議事録に書き込みます。
協議の結果、次回の会議までに確認や資料作成が必要になった場合は、宿題として議事録に追記し、その宿題の担当者も書きます。

そして、これ以上議論することがなくなった議題は、次回会議の議題から削除することを会議参加メンバーに確認します。
議事録には「解決：次回、次第から削除」と記載しておきましょう。

会議はリアルタイムで議事録を更新し、会議後に即共有

この議事録は、可能ならモニターに映して、会議中リアルタイムで内容確認できるようにすると良いです。
もし、司会進行しながらの議事録作成が難しければ、司会と書記の担当者を分けましょう。

会議終了後、議事録はすぐ（遅くとも会議終了から15分以内）に共有します。議事録作成のために何十分もかけては、時間がもったいないです。
多少の誤字脱字は許容範囲です！
隅々まで議事録を読み込む人なんてほぼいません、たぶん！

次回会議前までに、進捗報告を集めて議事録を更新する

次回の会議までに、宿題の対応状況について各メンバーから報告してもらいます。
このとき、議事録にそのままコピペできる状態で報告してもらうと、議事録更新を時短できます。

また、再協議しなくても解決できる宿題であれば、次回会議では対応結果の報告のみ行っても良いかと思います。

そして次の議事録を作成し、会議を行い、宿題を進めて・・・という作業を繰り返していきます。

まとめ：会議前に議事録を作成してみよう

時短かつ有意義な会議を行うためのコツのまとめです。

まずは議事録のデータ共有場所を確保し、議事録を作ってみましょう。