出力→スキャンを減らそう｜PDFデータ化の手順 | 時短勤務でも成功した業務効率化の事例ブログ

PDFデータの作成で、「いったん印刷 → 複合機に持っていく → スキャンして自分宛にPDFを送信」という手順を踏んでいる方へ。

「出力→スキャン」の手間は、PDF出力の機能を使えば時短できます。
この機能を覚えてあなたの作業時間を短縮し、無駄な紙の消費を抑えましょう。

本記事では、紙を出力せずにPDFデータを作成する2つの方法と、ペーパーレスに向けた第一歩のヒントをご紹介します。

PDFデータは「出力→複合機にスキャン」しなくても作れます

WordやExcelで作った資料を、「いったん印刷→スキャン→PDF送信」していませんか？
その「出力→スキャン」の流れは、PDF出力機能を使えば最初からデータで完結できます。

もともと紙であるものをスキャンするのは、「紙の資料をデータ化する」という意味で適切。
しかし、データで作成した資料を、わざわざ紙に出力してスキャンし直す必要はありません。

最初からデータでPDFを作成し、プチ時短を始めましょう！
どのようにPDFデータを作成すれば良いのか、具体的な手順を2つ紹介します。

「印刷」画面からPDF出力する方法は、

など、印刷機能があるほとんどのアプリで使える方法です。
「印刷モードからのPDF保存」を覚えておけば、PDF化に困ることはほぼありません。

使用するパソコン（Windows／Mac）やアプリによって若干の違いはありますが、基本的な手順は以下の通りです。

保存したいファイルやページを開く
例：Word、Excelなどのファイル、ブラウザのWebページ
「印刷」画面を開く
・ショートカットキー「Ctrl + P」※Macは⌘（Command） + P
・もしくはメニューから「ファイル」→「印刷（プリント）」を選択
プリンターの選択ブルダウンを「PDF」に変更
「Microsoft Print to PDF」「PDFとして保存」などと表示されています
「印刷」をクリック
PDFの保存場所とファイル名を指定して保存

これで、PDFファイルとしてデータが作成されます。

WordやExcel、PowerPointなど、一部のアプリケーションで使えるPDF保存方法です。
印刷モードでのPDF出力を覚えたら、こちらも覚えてみましょう。

PDFでデータを送ることは、相手の時短にも繋がります。

WordやExcelなどの編集可能なデータ形式の場合、相手はファイルをダウンロードしたり、対応するプログラムで開いたりしないと内容が確認できません。
PDFであれば、相手はこうした手間がかからず、パソコンがない状況でもスマホやタブレットで確認しやすくなります。

メールやチャットに添付するデータが、「相手の編集が不要で、内容確認だけしてほしいもの」である場合は、PDFで送ると親切です。

そもそも、「紙に出力してからスキャンする必要がある理由」は何でしょうか？

実務でよくあるのが、「押印のために一度出力が必要」というケースです。
一旦紙で出す理由が「押印」だけであれば、そもそも出力しなくえ良い体制にすることを検討してはいかがでしょうか。

例えば自分の認印やサインであれば、スマホで撮影して背景を透過すれば、簡単に「画像印鑑」が作成できます。

ただし、特に官公庁や古い慣習の企業は、原本への押印が原則となる場合があります。
相手方が「書面でないと駄目」ということなら、もちろん従いましょう。

参考までに、実務でよく扱う書類の使用例を挙げます。