優先順位を決めて「どれも中途半端」から卒業！時短で終わる人のタスク管理術

「今日もただ忙しかった…」を卒業する方法―

仕事をしていると、予定していたタスク以外にも次々とやることが発生します。

• やることが多すぎて、何から手をつけて良いかわからない
• 「至急」「なる早」に追われてばかり
• 結局やっつけ仕事になり、どのタスクも中途半端

そんな状態が続いていませんか？

これは、優先順位を正しくつけることで、落ち着いて対処できるようになります。

本記事では、時短勤務の中で「定型業務＋割り込みタスク」を滞りなく回してきた私が、実際に実践しているタスクの優先順位づけ方法をご紹介します。

終業時の「今日も忙しかったけど、何をしたんだっけ…？」を、「今日はこれができた！」という達成感に変えていきましょう。

やることが多すぎるなら、まずは優先順位をつけよう

タスクが次々と追加される毎日。
何から手をつけて良いか、わからなくなっていませんか？

頭の中がタスクでいっぱいの状態は、足の踏み場もないほど物にあふれた部屋のようなものです。

• 他のタスクが気になって集中できない
• 業務時間外でも「やり忘れていることがあるのでは？」と不安になる
• 忘れていたタスクを指摘され、慌てて対応している

こうした悩みは、優先順位を明確にすることで解消できます。

私の業務の半分は、「急な依頼」です。「至急」「なる早」と言われるタスクもよくあります。
時短勤務で定型業務もこなしながら回すために、優先順位づけによってタスク管理を最適化してきました。

ここからは、優先順位づけの具体的な方法をお伝えします。

優先順位づけの準備：まずはタスクを全部出す

タスクに優先順位をつける前に、やるべきことはただ一つ。
今抱えているタスクを、すべて書き出すことです。

記憶力に頼ってタスク管理していると、必ずヌケモレが出ます。
ヌケモレがあったタスクほど、締切直前に周りから「これ、どうなってますか？」と指摘され、緊急対応と化します。
自分が抱えているタスクのキャパを把握していないことで、これ以上できないはずのタスクまで安請けしてしまうかもしれません。
そうなると、ますますタスクを終えられない状況に陥ります。

まずは、紙でもWindowsのメモ帳でも構いませんので、とにかくタスクを全部出しましょう。
タスクを洗い出すときのポイントは、具体的に書くことです。

「何をするのか」まで明確にすることで、優先順位をつけやすくなります。

タスクの書き出し方は「メモ帳でのタスク管理」で詳しく解説しています。
どのようにタスクを書いて良いか迷う方は、こちらも参照ください。

【参考記事】自分のタスク管理は【Windows「メモ帳」】がシンプル＆ベスト！

何を先にやるべきか？優先順位の判断基準

タスクを洗い出したら、何を真っ先にやるべきか？の判断基準を設けます。

「緊急かつ重要」が最優先

まずは、有名なフレームワーク「緊急度」「重要度」の2軸で考えるやり方です。
「緊急度も重要度も高いもの」を、まず終わらせましょう。

何が「緊急かつ重要」なのか判断に迷ったら、こう問いかけてください。
「これをやらない場合、直ちに目に見える損害やトラブルが発生するか？」

YESなら、最優先で対応します。
NOまたはYESと断言できないものなら、他の優先タスクが終わってから対応します。

「最優先」以外のタスクにおける判断基準

最優先のタスク以外は、以下2つの判断基準で優先順位をつけます。

1. 社内だけで完結するか、顧客など外部が関わるか？
2. 社内だけで完結する場合、関わるのは自分だけか、自分以外もいるか？

優先順位は、以下となります。

外部が関わるタスクは、自社の内部事情だけで進められないため、優先度を上げます。
社内だけで完結するタスクは、他の人が関わるなら、早く自分のボールを回してしまいましょう。
次のボールを受け取るまでの間に、自分の作業を進める方が効率的です。

優先順位の守り方：「今日のハイライト」を決める

「優先順位を決めれば万事解決」といかないのが、タスク管理の難しいところ。
どうしても、予想外に時間がかかったり、割り込みが入ったりするものです。
やるべきタスクをすべてこなせず、後回しにせざるをえない日もあります。

そんな時、やれなかった自分を責めなくても大丈夫。そういうものなのです。

だからこそ、「今日これだけは終わらせる」というタスクを、毎日1つ決めましょう。
これは「時間術大全（MAKE TIME）」という本で紹介されている「ハイライト」の考え方を取り入れたものです。

日々のタスクの中から1つ選び、
「今日のハイライト：◯◯（タスク内容）」
と明記します。

他のタスクが後回しになったとしても、ハイライトが終われば、その日は合格です。
こうすることで、「全部やれなかった」というモヤモヤが、「今日はこれができた」に変わります。

集中力が続くスケジュールの設定方法

ハイライトを決めたとして、業務のどこに組み込むのが効果的かは、その人が集中できるスケジュール設計次第です。

共通するコツは、「次に何をやるか？」で迷わないよう、実施順でタスクを整理しておくことです。
迷う時間を極力ゼロにし、淡々と次のタスクに移れるようにしましょう。

優先順位を崩す主犯：割り込みタスクへの対処法

優先順位が崩れるのは、ほとんどが「急な依頼」、つまり「割り込みタスク」のせいです。
これは、残念ながら無くなる可能性は限りなくゼロに近いです…。
「割り込みは必ず入る」という前提で、スケジュールを組みましょう。

1日あたり実働8時間なら、そのうち1〜2時間は割り込み用に確保するくらいでちょうど良いくらいです。
カレンダーの予定が空いているとタスクを詰め込まれてしまう場合は、初めから「割り込みタスク対応」の時間を入れておくのも一つの手です。

割り込みタスクは一見「緊急」と思われがちですが、「期限はいつなのか？」の確認を徹底すれば、実は優先順位をつけることができます。

割り込みタスクが来た時は、まず「承知しました」と答えましょう。
その上で、承知した後の「次の一言」に使えるフレーズを、いくつか紹介します。

割り込みが入った時、最もストレスが少ないのは、自分が優先順位をつけられることです。
この一言は、依頼した側から期限が伝えられていない時に、まず使ってみましょう。
提示した期日で相手から了承が得られたら、すぐにスケジュールに入れます。

自分で期日を決められなさそうなタスクは、相手方に期限を決めてもらいましょう。
「できるだけ早く」「今週中」のような曖昧なものは避け、「○月○日の何時まで」と具体的に聞き出すのがポイントです。

少々長いですが、覚えておくと便利なフレーズです。
他にも優先業務があり、スケジュール調整が大変そうな場合に使ってみましょう。
「忙しい中でも、なんとか対応しようとしてくれている」という印象を与えることができるし、自分も無理のないスケジュール設計ができるので、一石二鳥です。

割り込みも含めて優先順位をコントロールできるようになったら、タスク管理の上級者です。
「割り込み＝急に来たから緊急」という思い込みを捨て、期限で判断しましょう。

重いタスクが来たときの対応手順

「新規プロジェクト立ち上げ」「補助金や第三者認定などの申請」など、時間と労力がかかる重いタスクへの対応について紹介します。

重いタスクは、段取り8割です。
準備を丁寧にやることで、結果は大きく変わります。
行き当たりばったりに対応すると、手痛い二度手間をくらいかねません。
落ち着いて手順を踏んでいきましょう。

まずは、「そもそも、やる必要があるか？」を慎重に見極めます。
ざっくりでも良いので、どのようなゴールを目指すのか具体化してみましょう。
ゴールのイメージが定まることで、やる・やらないの判断、やる場合の必要タスクや適任者が見えてきます。

検討の結果、「やる」と決定したら以下の手順でタスク分解していきます。

ここまでできたら、プロジェクト進行管理者としての実績も積めるでしょう。

すべて自分で対応しなくていい：「やめてみる」という選択肢

どんなに優先順位づけや効率化をしても、個人でできるキャパには限界があります。
無理してすべて自分でやろうとせず、「やめてみる」という選択肢も考えてみましょう。

「すぐにやる」をやめる

割り込みタスクが入ってきても、「対応するのは、今の作業を終わらせてから」と決めておきましょう。

割り込みが来ると集中力が削がれてしまうため、「通知を見ない時間」を意図的に作るのも効果的です。
通知を見ないと、本当に大事な連絡を見逃すかもしれないと心配なら、「緊急連絡は電話でしてほしい」と周りに伝えておけば大丈夫です。

意外かもしれませんが、私が即レスしなくても、相手から「返事が遅い」と怒られたことはありません。
あえて通知の数十分後、タスクが落ち着いたタイミングに返信してみて、相手の反応を伺ってみてはいかがでしょうか。

「自分がやる」をやめる

「自分しかできないこと」を減らし、他の人でも対応できる体制にしておきましょう。
まずは「業務マニュアルの通りにやれば、誰でもほぼ同じクオリティになる」というタスクを引き継いでもらうと良いです。

他の人へ引き継いだ後は、自分がむやみにタスクを巻き取らなくて大丈夫です。
引継ぎ相手からヘルプを求められた時だけ、関わるようにしましょう。
「自分がやった方が早いのでは」と思う時もありますが、じっと見守る期間が必要です。
他の人に任せた分、自分にしかできないタスクに集中しましょう。

「完璧にやる」をやめる

企画書や議事録など、特に資料作成において完璧主義の人は少なくありません。
ただ、完璧に仕上げることの意味を、少し冷静になって考えてみましょう。

覚えておいてほしいのは「すべてのタスクを100点満点にしなくていい」ということです。

相手によって「これが60％ってとこか…」「80％のオレを見せてやろう」と、力の出し具合を変えて良いのです。
些末なタスクにまで「フルパワー100％中の100％！！！」を注いでいたら、すぐに灰になってしまいます。
（出典：幽遊白書）

指示した側も成果物のイメージがふんわりしているタスクでは、とりあえず20点くらいで一旦出して、フィードバックをもらうようにしています。
小出しに軌道修正しながらクオリティを上げていくほうが、初めから独断で100点を目指すよりも、致命的な時間のロスを受けにくくなります。
力の出しどころを選びましょう。

「タスク追加」をやめる

タスク管理の負担を少なくするために、「そもそもタスクを増やさないこと」も大切です。

「これは3分以内に終わりそうだ」と思ったタスクは、確認したその場ですぐに片付けるようにしています。
タスクに追加しないことで、優先順位づけが必要なタスクを減らすことができるのです。

また、自分がやるにせよ、他の人がやるにせよ、タスクの中には「そもそもやる必要があるのか？」というものが存在します。
試しにやめてみて困るかどうか、周りの人と相談しながら検証しても良いでしょう。

様々な「やめる」を紹介しましたが、今までしてきたことを手放すのは勇気が要るかと思います。
「エッセンシャル思考」という本が、やめる勇気を持つためにおすすめです。

• 自分で優先順位をつけることの必要性
• 上手に手放すための具体的な考え方や手順

といった、仕事だけでなく実生活にも生かせる実践法が書かれています。

まとめ：優先順位づけは達成感を生む

日々あふれるタスクを上手にさばくために、優先順位のつけ方について紹介しました。

まずやるべきは、タスクを洗い出すことです。
思い出せる範囲で構いませんので、今自分が抱えているタスクを一通り書き出してみましょう。
洗い出しが完了したら、それをどういう順番で対応していくかを考えます。

タスクを効率良くさばいても、個人でできるキャパには限界があります。
無理せず「人に任せる」「後でやる」「20％で出す」を駆使して、「やめる」を決めていきましょう。

最初の優先順位づけは、なんとなくで大丈夫です。
この順番はうまくいった・うまくいかなかったの試行錯誤を重ねるうちに、確実に上達します。

仕事を終えた時、「やるべきことをやれた」という達成感で帰れる日が増えますように。