会議も議事録作成も効率化｜議事録を事前準備するメリットと実践方法

会議が終わった後、議事録作成に時間をかけすぎていませんか？

会話の内容を思い出しながら整理したり、決定事項や担当者を確認したりしているうちに、気づけば会議と同じくらいの時間を使ってしまうことも。

議事録は、会議後に作るのではなく事前に準備することで、会議後の議事録共有までの時間を大幅に短縮できます。

私は毎週の部内会議で議事録を事前作成し、

という運用を行っています。

その結果、会議後に議事録を作成する時間はほぼゼロになり、限られた会議時間で多くの議題を進められるようになりました。

本記事では、私が実践している「会議前に議事録を作る方法」と、会議を効率的に進めるための具体的な運用方法を紹介します。

議事録作成に時間をかけすぎていませんか？

会議が終わった後、決定事項や次回会議までの宿題を共有するのに、議事録作成は重要です。

ただ、会議の後に議事録を作ろうとすると、

といった作業で、思いのほか時間を取られていないでしょうか。
会議後にゼロから議事録を作成していると、30分から1時間ほど時間がかかることも珍しくありません。

そこで私が実践しているのが、「会議前に議事録を作る」という方法です。

本記事では、私が使っている議事録のテンプレートと、会議当日の進行方法について、具体的に紹介します。

会議を効率化するなら、まず議事録を事前作成する

会議を効率化するために、最も重要なのは事前準備です。

私の会議運営は、以下の3ステップです。

会議中に行うのは、基本的に「協議」と「決定」だけです。
説明や進捗報告に時間を使わないことで、会議時間を大幅に短縮できます。

議事録の作成方法：会議前編

ここからは、議事録の具体的な作成手順を説明します。

議事録作成に用いるツールは、テキストが書けて全社共有しやすいものを使います。
Windowsパソコンを使っている場合、標準搭載アプリの「メモ帳」で十分です。

ポイントは、

ことです。

高機能な議事録作成ツール選びに時間をかけるより、まず運用を始めることを優先しましょう。

話し合うテーマ（議題）を書き出す

まずは「会議当日に何を話し合うか？」がわかるように、議題を書き出します。
議題名だけで、「何を話すか」や「何を決めるか」がわかる状態が理想です。

「〜について」という表現を避け、「〜の確認」「〜の可否決定」などに変えるだけでも、ぐっと内容がわかりやすくなります。

会議で話し合うテーマが複数ある場合は、期限が近いものや早く決定したい議題を上に並べるのがおすすめです。

各議題の協議目的や確認事項を書く

議題を書いたら、その議題に関する情報を整理します。
具体的には、以下を書いていきます。

初めて協議する議題は上記すべてを書かなくてはならないので、「面倒そう…」と感じるかもしれません。
ただ、「メンバー全員の時間を固定して、話し合いをする必要がある」のであれば、上記のような情報は揃っていてほしいものです。

例えば、以下のように議題を作成します。
他のメンバーから起案があった場合は、必要な項目を記載してもらいましょう。

会議が長くなる原因の多くは、以下のいずれか（またはすべて）です。

事前に情報整理をしておけば、参加者全員が「この議題で何を決めるのか」を理解した状態で会議に臨めます。
結果として、協議そのものに集中でき、各議題にかかる時間が短縮されるようになります。

2営業日前〜前日までに議事録を共有する

作成した議事録は、会議前には「次第」として参加メンバーに共有します。
共有タイミングは「会議開催の2営業日前」、遅くとも会議の前日が理想です。
協議内容を事前共有することで、会議当日の説明時間を削減できます。

私の職場ではChatworkの会議用グループチャットに議事録を投稿し、関連資料も合わせてアップロードしています。

議事録と資料は、バックアップの意味も兼ねて社内共有フォルダにも保存しましょう。
開催日ごとにフォルダをわけておくことで、後からデータを探しやすくなります。

議事録の作成方法：会議当日編

会議当日の進行と、議事録の更新方法を解説します。

議題に沿って協議と決定だけを行う

会議当日は、事前共有した議事録を上から順番に進めます。

進行のポイントは、

を使い分けることです。

毎回ゼロから説明しないだけでも、会議時間は大きく短縮できます。

協議内容をリアルタイムで追記する

会議中の協議内容は、その場で議事録へ追記しましょう。

例えば前述の「契約書の修正可否」であれば、以下のように追記します。

議事録をモニターで表示し、参加者全員に見える状態で進行すると、認識違いを防げます。
司会進行と議事録作成を同時に行うのが難しい場合は、司会と書記を分けましょう。

宿題と担当者を必ず記録する

協議の結果、新たなタスクが発生した場合は、「宿題」として議事録に追記します。

次のアクションを確実に進めるために、宿題の担当者を必ず決めましょう。

宿題の期限は、原則「次回の会議まで」です。
対応に時間がかかる場合でも、「今ここまで終わって、ここで止まっている」という進捗報告ができる状態にしておきます。

宿題まで決めることが、会議の時間を無駄にしないコツです。

解決した議題は次回会議から削除する

これ以上協議することがなくなったものは、議題の末尾に

と記載します。

解決済みの議題を残し続けると、議事録が膨大になり、どの議題を協議する必要があるのか探す手間がかかります。
議題の整理も、重要な会議運営の一部です。

議事録の作成方法：会議後編

会議終了後、議事録はすぐに共有します。
目安は15分以内です。

会議中にリアルタイム更新していれば、会議後に大幅な修正をする必要はありません。
社内向けの記録ですから、多少の誤字脱字は気にしなくても大丈夫です。

肌感覚としては、議事録を隅々まで読み込んで「ここ、誤字脱字ですよ」と言ってくる人はほぼいません。
自分が知りたい所だけ、さっと流し読みする人がほとんどです。

重要なのは、

が正しく共有されることです。

次回会議までに議事録を更新する

宿題の進捗は、会議の際に状況確認するのではなく、事前に報告してもらいます。
その際、議事録へそのままコピペできる形式で報告してもらうと、議事録更新の手間が減って効率的です。

これを繰り返し行うことで、会議の進め方を定着させます。

議事録の事前作成を実践して感じたこと

事前に議事録を作成し、会議前に共有することを数年続けてみて、感じていることをお伝えします。

議事録を事前作成する運用で得られた効果

私がこの方法を取り入れて、感じた効果は次のとおりです。

議事録作成に毎回30分かかっていた場合、会議が週1回だとしても、年間では数十時間の工数削減につながります。

「議事録作成が属人化しない運用」という課題

議事録を事前作成することに効果を感じている一方で、複数メンバーで議事録担当を回すことへの課題も感じています。

議事録担当者を固定すれば品質は安定しますが、

• 休暇
• 異動
• 退職

などで担当者が不在になると、運用が止まるか、質が大きく落ちてしまいます。
最低でも2名以上が、議事録作成できる体制にしておきましょう。

すべての会議で議事録をしっかり作らなくても良い

定例会議や、特定テーマを継続して話し合う会議は、「前回の続き」があるため議事録を追記していくやり方が適しています。

一方で、面談や認識確認といった「打ち合わせ」に近いものは、15分程度で終わる会議もあります。
そのような会議まで議事録を事前作成することは、かえって手間暇をかけすぎだと感じました。

そこで、こうした単発の会議では、AI議事録ツールを活用しています。
私が使っているのは「Notta（ノッタ）」です。

Nottaで自動化・効率化できるのは、主に以下の作業です。

議事録作成そのものを減らしたい場合は、こうしたツールの活用も検討してみましょう。

まとめ：議事録は会議前に作るのがおすすめ

議事録作成を効率化したいなら、会議後に作るのではなく、会議前に作る仕組みへ変えることが重要です。

会議の目的は、資料の読み上げといった報告ではなく、意思決定を行うことです。
議事録を事前に作成しておけば、会議時間も議事録作成時間も削減できます。

まずは次回の定例会議で、議題だけでも事前に整理した議事録を作ってみましょう。