場所を選ばず成果を出す！【オンライン会議】の基本操作とスムーズな意思疎通のコツ

会議は「対面」が主流でしたが、「移動」「場所の確保」といったコストが発生します。
リモートワークなど働き方の多様化に伴い、「決まった場所に集まること」のハードルも上がっています。

会議の開催方法を、対面からオンラインに移行しましょう。
オンライン会議サービスは、「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」のいずれかを導入すれば問題ありません。

本記事では、オンライン会議の基本操作をはじめ、以下についてご紹介します。

• オンライン会議だからこそ使える便利機能
• オンラインでも、相手に伝わりやすい会議にするためのコツ
• オンライン会議をより快適に進めるためのおすすめアイテム

会議に伴うコストを削減し、より濃密なコミュニケーションの時間を増やしましょう。

会議の主流は、「対面」から「オンライン」に切り替えよう

会議は、お互いの顔を見て、テキストでは伝わらない感情などを共有できる場です。
これまでは対面で行う会議が主流でしたが、リモートワークなど働き方が多様化したことで、対面であることが「時間」と「場所」の大きな制約にもなりえます。

オンラインをメインとした会議に切り替えることで、会議の良さを活かしつつ、対面にはないメリットも得ることができます。

• 移動にかかる「時間」「交通費」といったコストが削減できる
• 自席などから会議ができるため、参加メンバーが集まるためのハードルが下がる
• リモートワークの社員や、外部顧問、取引先などとも繋がりやすい

オンラインで開催可能な会議の例

オンライン会議は、場所の制約がないことが強みです。
いわゆる「会議」のほか、以下に挙げるものもオンラインで問題なく進行できます。

10名以上が集まるような大規模な会議では、参加者全員が入れる会場を押さえておく必要がありました。
オンラインであれば、会場不要で100名以上の会議にも対応できます。

顧問契約している会計士や弁護士がいる場合、打合せのために来社いただくことが、相手方への負担になりえます。
オンラインであれば来社の負担が減りますし、来社の交通費を自社負担していた場合は、その費用を削減できます。

対面の場合、会社の所在地から遠く離れた場所の見込み客には、会いに行くだけでも相当なコストが必要でした。
オンラインに切り替えることで、物理的な距離を気にせず営業をかけることが可能です。

従来の採用面接は、応募者に来社いただく必要があります。
応募者に待っていただく場所を確保したり、面接会場へ案内したりするなどの対応も必要です。

オンラインであれば、応募者の控室が不要で、時間になったらすぐに面接を行うことができます。
また、面接場所を問わないことでUターン／Iターン就職といった方の参加ハードルが下がるため、採用できる方の選択肢が広がります。

自社製品やサービスをお使いの方向けに、使い方レクチャーなどを行う場合にも、オンライン会議で対応できます。

対面の場合、セミナー会場に合わせて応募者数に上限を設けなくてはなりませんでした。
オンラインであれば100名以上参加できるため、よほど大規模でなければ「上限なし」でセミナーの案内をすることが可能です。

会議とは少し異なりますが、問い合わせ対応にも使えます。

問い合わせ内容の説明をしたいとき、電話やメールでは伝わりにくいケースがあります。
そのような時はオンライン会議用のURLを相手へ共有し、画面を見せながら説明することで相手の理解が早まります。

オンライン会議サービスはこの3つから選べばOK

オンライン会議サービスは、結論

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams

のいずれかを導入すれば問題ありません。
自社の予算や、普段利用する業務ツールとの相性から、導入するサービスを選びましょう。

それぞれ、簡単にサービスの特徴を紹介します。

Zoom

Zoomは、圧倒的な知名度を誇るオンライン会議サービスです。
「使ったことがある」「サービス導入済み」という企業も多いため、操作方法で相手が迷いにくいサービスです。

Google Meet

Google Meetを利用する場合、会議の開催にはGoogleアカウントが必要です。
GoogleカレンダーやGmailと連携できるため、「カレンダー空いている日時に会議を設定する」といった操作もスムーズです。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、WordやExcelといったOffice製品との連携が強みです。
オンライン会議のほか、コンテンツ共有や共同編集、チャットが1つのアプリで完結するため、全体的な業務効率化につながります。

各サービスの無料プランは機能制限がある

各サービスは無料からも利用できますが、機能制限があります。

ツール名	無料／有料	制限時間	録画機能
Zoom	無料	40分	ローカル保存のみ可
Zoom	有料	30時間	ローカル・クラウド どちらも可
Google Meet	無料	1対1は24時間 3名以上は60分	不可
Google Meet	有料	24時間	契約プランによる
Microsoft Teams	無料	1対1は無制限 グループ会議は60分	不可
Microsoft Teams	有料	30時間	契約プランによる

上記の他、

• 会議に参加できる人数
• 文字起こし機能の有無
• 問合せなどのサポート体制

といった点で、無料プランには制限が設けられています。
会議にかかる時間や参加人数、使いたい機能を考えると、有料プランの契約は必要投資と考えた方が良いです。

オンライン会議の基本操作

オンライン会議の基本操作は、大きく「開催準備」と「開催中」に分かれます。

会議の開催日時を指定し、会議にアクセスするためのURLを発行します。
発行したURLは、会議に参加するメンバーへ共有しておきましょう。

発行したURLにアクセスすると、会議用の画面に移ります。

「マイク」をオンにすると、自分の会話が相手に聞こえるようになります。
「カメラ」をオンにすると、自分の顔などが画面に映ります。
相手に資料などを見せたい場合は、「画面共有」のアイコンをクリックします。

マイクをずっとオンにしておくと、キーボードのタイピング音や雑音も拾ってしまいます。
自分が発言しない時は、オフにしておきましょう。

音のハウリングやエコーに注意

オンライン会議でよくあるトラブルが、音のハウリングやエコーです。
同室の複数名が、それぞれマイクとスピーカーをオンにしていると、お互いの音を拾い合ってハウリングやエコーが起きやすくなります。

マイクとスピーカーは1部屋につき1台を共用するか、全員がイヤホン等を着けることで対策しましょう。

オンライン会議だからできる便利機能

対面の会議には無い、オンラインならではの便利機能を紹介します。

会議に参加できなかった人が、録画データを見ることで後から内容を確認できます。
部下が行った商談を、上司が確認してフィードバックに利用したい時にも使えます。

録画データは動画のため、データ容量が大きくなります。
ファイル添付による録画データ共有は、なるべく避けましょう。
共有フォルダに保存して、見たい人にアクセスしてもらうのが最適です。

会議中の発言を、その場で文字起こしする機能があります。
議事録を一から作成する手間が省けるので、効率化につながります。

背景画像を設定する機能は、

• 社名や氏名を載せる
• 企業製品やオンライン名刺のQRコードを貼る　など

工夫次第で自社PRに利用することができます。

ただし、画面に自分の顔が映ることを加味して、背景画像の中央は十分に余白を取りましょう。

話者の会話を遮らずに、メッセージを送ることができます。

• セミナーでの質疑応答
• URLの共有
• 音声が聞こえない時のコミュニケーション

などに利用できます。

上記の便利機能は、無料版・有料版の安価プランの場合は、制限がついている場合があります。
欲しい機能が使えるか、サービス導入時によく確認しましょう。

相手に伝わりやすいオンライン会議にするための工夫

オンライン会議では、相手がその場に実在するわけではありません。
そのため、対面よりも感情が伝わりにくいというデメリットがあります。

相手に伝わりやすくするために、以下のような工夫をしましょう。

逆光や、暗い場所でやりとりをすると、顔が見えづらくなってしまいます。
顔がよく見えるよう、光が当たる場所で会議を行いましょう。

特に、相手の話を聞く側になっている時、無表情のまま動かないでいると「接続が止まっているのかな？」と思われそうな絵面になります。
ややオーバーにゆっくりうなずくなど、リアクションが伝わるようふるまいましょう。
また、説明や質問の際に、手振りも使って話すことも効果的です。

オンライン会議では、話をしたり聞いたりしながらアイコンのオン／オフ操作をするため、

• 話しているつもりが、マイクオフになっていた
• 資料を見せているつもりが、画面共有できていなかった

といった操作ミスが起きがちです。
「声は聞こえているでしょうか？」「資料は見えているでしょうか？」といった声掛けをして、相手の反応を確認してから進行しましょう。

対面では、相手の顔を見て話すことで自然と目が合いますが、オンラインで画面上の相手の顔を見ると、視線が別方向に向きがちです。
初めは慣れないかもしれませんが、目線はカメラに向けましょう。

オンライン会議をより快適にするアイテム

複数名で開催する会議や、相手への印象をより良くしたい場合に、あると便利なアイテムを紹介します。
パソコンとオンライン会議サービスがあれば基本的に進行できますが、「少し不便だな」と感じたら購入を検討してみましょう。

スピーカーから音が出る状態で会議をしていると、周りの人にも聞こえます。
周りの人の集中力を削いでしまう可能性があるため、イヤホンを付けて会話が聞こえないように配慮すると良いです。

ただし、リモートワークなど職場以外で会議をする場合は、第三者に内容を聞かれる恐れがあります。
機密保持の観点から、イヤホン着用は必須としましょう。

PC搭載のカメラよりも、顔がはっきり見えて印象が良くなります。
また、同室に複数名が集まる会議では、全体を俯瞰できる場所にWebカメラを設置して全体を見せることもできます。

複数名が参加する会議では、1台のパソコンで声を拾うのが難しくなります。
参加者の中央にスピーカーを置くことで、発言者の声が拾われやすくなります。

PC搭載のカメラは、パソコンをデスクに置いて使うと、相手を見下ろすような視線になってしまいます。
スタンドに乗せてパソコンの位置を高くすることで、カメラ位置も上になり視線の改善につながります。

オフィスの光ではどうしても暗くなってしまう場合に、購入を検討しましょう。
顔が明るく見えることで、見栄えが良くなります。

また、オンライン会議中のインターネット通信が遅いと、画像や音声が途切れてしまいます。
接続が不安定になる場合、ルーター増設や買い替えといったネット環境の見直しも検討しましょう。

まとめ：オンライン会議を開催してみよう

オンライン会議は、場所や規模の制限なく会議を開催できます。

オンライン会議に移行することで、対面の会議で発生していた「移動」「場所の確保」といったコストがなくなります。
浮いたコストを、より濃密なコミュニケーションの時間にあてましょう。

使いこなすには何度か触る必要がありますが、慣れれば非常に快適になるはずです。
まだ導入していないという方は、無料版からでもぜひ試してみてください。