毎日届く大量のメール、管理できていますか？
- 重要なメールが埋もれてしまう
- 対応済み or 未対応がわからない
そんな悩みを解決するために、「アーカイブ」「フォルダ整理」だけのシンプルなメール整理術を解説します。
さらに、「受信通知OFF」「メール件名の工夫」など、メールに集中力を奪われないためのコツもご紹介。
これらを実践することで、毎日のメール処理がスムーズになります。
今日から、スッキリ整理されたメール環境を手に入れましょう！
日々溜まるメール、どのように管理していますか？
毎日届くメールに追われて、本来の仕事に集中できない…。
そんな経験はありませんか？
- そもそも、メールが多すぎる
- 不要メールが混ざり、必要なメールが埋もれている
- 対応済か、未対応かがわからない
- フォルダが多くて管理しきれない
こうした悩みは、「アーカイブ」と「フォルダ整理」を覚えれば解決します！
【解決法①】対応済メールは「アーカイブ」する
先ほどから登場する「アーカイブ」って、何？
という方のために、簡単に説明します。
アーカイブとは、受信トレイからメールを移動させる機能のこと
メールを受信トレイからなくす方法は、「別フォルダへ移動」「メール削除」のいずれかです。
アーカイブは、メールを削除せずに、受信トレイから別の場所へ移動する機能をいいます。
「削除」と違ってメールは残ったままなので、検索すればいつでも見返せます。
「別の場所」の移動先は、利用しているメール次第です。
たとえばGmailだと、アーカイブしたメールは「すべてのメール」に移動します。
アーカイブは超便利！絶対に覚えてほしい
アーカイブを知ってから、メール管理が非常にシンプルになりました。
- 対応が完了したメールは、アーカイブする
- 未対応のメールは、受信トレイに残す
この2つを実践すると、受信トレイがそのままTodoリストに変身します。
やってみると本当に快適なので、アーカイブは絶対に覚えてほしいです。
アーカイブのメリットは、対応済みメールが目に入らないこと
細かくフォルダ分けもせずに、メールをアーカイブして大丈夫なの？
と、初めは不安かもしれません。
大丈夫です！
対応済みのメールを、わざわざ読み返すことってありますか？
恐らく、ほとんど無いと思います。
もし読み返したくなっても、検索して該当メールを探せば良いだけです。
それよりも、対応済みを含む大量のメールが常に目に入ってくることで、知らないうちに脳のリソースが奪われていることの方が問題です。
- 目に入るメールは、未対応のものだけ
- すべてが対応済みになったら、受信トレイは空になる
実にわかりやすいタスク管理ができます。
アーカイブのやり方
どのようにアーカイブを使うのか、代表的なメールで操作方法を紹介します。
操作方法といっても、基本的にワンクリックです。
ここでは簡単に紹介しますので、詳細は各メールのヘルプなどからご確認ください。
- 【Gmail】受信トレイでメールを選択し、「アーカイブ」アイコンをクリック
- 【Outlook】受信トレイでメールを選択し、「ホーム」タブの「アーカイブ」ボタンをクリック
- 【Thunderbird】受信トレイでメールを選択し、メール本文のメニューから「アーカイブ」をクリック
【解決法②】メールフォルダの整理
メールのフォルダ分けは、「送信元」ではなく「宛先」でフォルダを作成するのがおすすめです。
「社員のAさん、Bさん…」「顧客のX社、Y社…」のようなフォルダ分けをしている方もいますが、これはフォルダが膨大に必要で、管理が大変になります。
フォルダ内のメールに「対応済み」「未対応」が混在していることや、移動先のフォルダ探しも、手間を増やす要因です。
「受信トレイとアーカイブだけ」というのが最もシンプルですが、フォルダ分けするなら「Toで届いたメールは受信トレイ」「Cc、Bccは別フォルダ」くらいで十分です。
フォルダ分けは、手動でやらない。「自動振り分け」を設定しよう
メールは、ドラッグ＆ドロップでのフォルダ移動ではなく、自動振り分けを設定しましょう。
一度設定しておけば、あとはメール受信時に自動で該当フォルダに移動してくれます。
代表的なメールの設定方法は、以下の通りです。
詳細は、各メールのヘルプなどからご確認ください。
- 【Gmail】設定画面の「フィルタとブロック中のアドレス」から「新しいフィルタを作成」を選択し、条件とフォルダを登録
- 【Outlook】「ホーム」タブの「ルール」から「仕分けルールの作成」を選択し、条件とフォルダを登録
- 【Thunderbird】「メッセージフィルタ」から「新規」を選択し、フィルタのルールと振り分け先を登録
その他、メール管理のコツ
アーカイブとフォルダ整理だけでも効果は十分ですが、メール処理に無駄な時間を使わないためのコツは、他にもあります。
取り入れられそうなものがあれば、実践してみましょう。
作業スピードを上げるコツ
メール操作はキーボードを使う
メールの削除とアーカイブは、キーボードを使いましょう。
マウスクリックより素早く処理できます。
- 削除：Deleteキー
- アーカイブ：「A」キーなど（使用メールによります）
受信通知をOFF
受信通知をOFFにして、メールチェックの時間を決めましょう。
緊急連絡は口頭や電話でもらうようにすれば、作業の集中力が途切れません。
情報整理のコツ
メールの件名で、用件がわかるようにする
メールの件名は、用件がひと目でわかるものにしましょう。
例えば以下のように具体的に書くと、後から見返した時に分かりやすくなります。
- ✗「ご回答おねがいします」
- △「製品満足度アンケートの件」
- ◯「製品満足度アンケート回答のお願い_10/1締切」
不要メルマガを解除する
資料請求や名刺交換をした後、運営会社からメルマガが来ることがあります。
不要な場合はすぐにメルマガを解除して、必要なメールだけを受信するようにしましょう。
メッセージ作成を効率化するコツ
よく使う文章は、テンプレートを作成する
挨拶文や定型文は、何度も同じような文章を使います。
文章作成を効率化するために、テンプレートを作成しておくと便利です。
メッセージテンプレートに関する記事は、以下を参考にしてみてください。
よく使う文章は、テンプレートを作成する
まとめ：アーカイブとフォルダ整理で、シンプルにメールを管理しよう
メール管理で重要なのは、2つだけです。
■対応済みメールは「アーカイブ」
■必要に応じて「自動でフォルダ振り分け」を設定
まずは、アーカイブを使ってみましょう。
受信トレイがすっきりすることで、今まで無意識に使っていた脳のリソースが減るはずです。
余裕があれば、よりメール管理を効率的にするテクニックも使ってみてください。
■キーボードのショートカットを使う
■受信通知をOFF
■メールの件名で、用件がわかるようにする
■不要メルマガを解除する
■よく使う文章は、テンプレートを作成する
メールの管理や整理に使っていたリソースを、本業に集中させましょう！
