予定確認に時間がかかっている人へ。【Googleカレンダー】で実現するスケジュールの見える化

スケジュールの把握や日程調整で、予想外に時間を使っていませんか？

「打ち合わせの日程を決めるたびに、メンバーへ予定を確認している」
「席にいない人が、外出なのか会議中なのかわからない」
「休暇や出張を、当日になって知ることがある」

こうした悩みは、多くの職場で発生しています。

メンバーの予定を把握するために、スケジュール管理ツールを導入しましょう。

ツールは数多くありますが、私がおすすめしているのは「Googleカレンダー」です。
Googleカレンダーは、Googleアカウントがあれば無料で利用でき、予定の登録や共有も簡単です。

実際に私自身もGoogleカレンダーを日常的に利用しています。
導入して感じた最大のメリットは「誰がいつ何をしているのか」が見えるようになり、日程調整の手間が大幅に減ったことです。
一方で、運用ルールを決めずに運用すると、予定が見づらくなったり、登録内容がわかりにくかったりします。

本記事では、Googleカレンダーを使ったスケジュール管理の始め方から、社内で運用する際のルール、実際に利用して感じた便利な活用方法まで詳しく紹介します。

スケジュールは「Googleカレンダー」で見える化しよう

スケジュール管理に関する、こんな経験はありませんか？

自分と同じ部署のメンバーはスケジュールを把握できても、部署をまたぐと誰が何をしているか、わからないという方もいるのではないでしょうか。

こうした不便さは、メンバーのスケジュールを「見える化」することで解消します。
そして、スケジュールの見える化に最適なツールが「Googleカレンダー」です。

本記事では、Googleカレンダーを使ったスケジュール管理術を、設定手順や便利テクニックとあわせて紹介します。

スケジュール管理にGoogleカレンダーをおすすめする理由

なぜ私が、スケジュール管理にGoogleカレンダーをおすすめするのか。
主なメリットを確認していきます。

Googleアカウントがあればすぐに始められる

Googleカレンダーの良いところは、導入のハードルが非常に低いことです。
Googleアカウントさえあれば、無料ですぐにGoogleカレンダーを利用できます。

私の職場では入社時にGoogleアカウントを取得し、新人研修でGoogleカレンダーの利用方法をお伝えしています。

予定の登録・更新の手間が少ない

Googleカレンダーは、予定の登録や変更が簡単で、更新の負担が少ないのが特徴です。
私自身も予定変更がたまにありますが、予定をマウスでドラッグするだけで、すぐに予定を修正できます。

数秒で予定を更新できるため、「あとで登録しよう」が起こりにくく、最新の状態を保ちやすいと感じています。

スケジュール管理ツールは、入力が面倒だと誰も使わなくなります。
Googleカレンダーはその手軽さから、2016年頃から使い始めて以降、他のツールに乗り換えようと思ったことはありません。

必要な情報を「説明」「添付ファイル」として登録できる

Googleカレンダーに登録する予定の詳細メニューには、「説明またはGoogleドライブの添付ファイルを追加」という項目が設けられています。

「会議URLはチャット」「資料はメール」など、予定に関連するデータをここに集約することで、あちこち情報を探し回る手間が減りました。

例えば以下の情報を、「説明またはGoogleドライブの添付ファイルを追加」に貼り付けています。

他メンバーとの日程調整が楽になる

私が最もメリットを感じているのは、他メンバーとカレンダーを共有できる点です。

カレンダーを共有すると、「誰がいつ何をしているか」がひと目でわかります。
会議の日程調整をしたい時は、参加するメンバーの予定を確認してお互いが空いている日時を押さえるだけ。

「◯日〜◯日の間で、どこが空いていますか？」
「参加できる日時の候補をください」

といった確認を各メンバーに連絡して、日程調整して、決定した日時を連絡して…という作業をしなくても良くなりました。

外出や休暇による不在も、カレンダーに登録することで「今日は◯◯さんは社内にいないんだな」ということがわかります。

Googleカレンダーを他メンバーと共有する方法

Googleカレンダーの利用には、Googleアカウントが必要です。
まずはGoogleアカウントを作成し、実際に使い始めるまでの流れを簡単に説明します。

Googleカレンダー利用開始までの流れ

利用開始までの流れは、非常にシンプルです。

Googleカレンダーにはスマホアプリもあるので、パソコンが使えない外出時でも予定の登録や確認ができます。
利用開始後に、アプリストアからインストールしておくと便利です。

Googleカレンダーをメンバーと共有するまでの流れ

社内でスケジュールを「見える化」するには、お互いのカレンダーを共有する必要があります。
手順は、以下の通りです。

相手がリクエストを承諾すると、相手のカレンダーが閲覧できます。
相手からリクエストを送ってもらうことで、お互いの予定が閲覧できるようになります。

予定作成・更新の基本的な操作方法

まずは以下の操作を覚えておけば、スケジュール管理を十分に行えます。

予定を登録

カレンダー上の日時をクリックすると、予定名が入力できます。
「保存」をクリックするか、Enterキーを押すと、予定の登録が完了します。

予定を変更

予定をドラッグして、別の日付や時間帯に移動できます。
予定の詳細画面を開いて、内容を編集することも可能です。詳細画面から変更した場合は、再度「保存」をクリックで更新します。

予定を削除

削除したい予定をクリックし、右上の「ゴミ箱」アイコンを選択します。
もし誤って削除しても、画面に数秒表示される「元に戻す」をクリックすれば、復元可能です。

予定の詳細を編集する

予定の登録時に、「場所」「説明や添付ファイル」などを追加できます。
たとえばオンライン会議用のURLを「説明」にメモしておいたり、資料を添付したりといった使い方が可能です。
予定の登録後に詳細を編集したい場合は、該当する予定をクリックして、右上の「編集（鉛筆のアイコン）」を選択します。

実際に運用してわかった、スケジュール管理がうまくいくルール

カレンダーを共有していくと、複数人の予定が一つの画面に表示されます。
自分以外の予定が混在することで、「誰の予定かわかりづらい」「人によって予定の書き方がバラバラ」といった問題が発生します。

この問題を解決するために、スケジュール管理がうまくいくための運用ルールを紹介します。

冒頭に名前を入れ、誰の予定かわかる書き方に統一する

複数名のカレンダーを表示すると、同じ「商談」「打ち合わせ」という予定名だけでは、誰の予定なのか判別できません。

「誰の予定か」がカレンダー上ですぐわかるように、予定の冒頭に自分の苗字を入れるルールにしましょう。

同じ苗字の人がいる場合は、名前の一部も入れます。

不在予定は終日登録に統一する

終日不在の予定を、時間指定で登録する人と終日登録する人が混在すると、Googleカレンダーで見た時に確認しづらくなります。

休暇、出張や外部研修などで終日社内にいない場合は、カレンダーの「終日」欄へ登録しましょう。

予定の登録場所を統一することで、「今日誰が不在か」が一目でわかるようになりました。

日時が決まった予定は必ず登録する

会議、商談といった「時間が決まっているもの」は、必ず登録することを徹底しましょう。

社内メンバーと打ち合わせをしたい時や、アポ取りを代理対応する時に、「どこの予定が空いているのか」を確認しやすくするためです。
会議設定後に、「その時間は別の予定が入っていました」というトラブルを防げます。

3分程度で終わるような、些細なタスクまですべて登録する必要はありませんが、

は、予定を登録しておきましょう。

Googleカレンダーをより快適に使うテクニック

Googleカレンダーの設定を編集することで、さらに快適になるテクニックをいくつかご紹介します。

「日」表示でメンバーの予定を横並びでチェック

カレンダーを開くと、初めは「週」で表示されます。
右上の「週」と表示されているプルダウンを、「日」に切り替えてみましょう。
その日の各メンバーの予定が横並びで一覧表示され、見やすくなります。

ショートカットを使って表示切り替えもできるので、覚えておくと便利です。

カレンダーの表示名を変更する

共有されたカレンダーの表示名は、初期設定のままだと「メールアドレス（Gmail）」で表示されます。
メールアドレスからメンバーを都度探すのは面倒なので、「【営業】山田さん」「【総務】加藤さん」など、誰の予定かわかりやすい表示名に変更しましょう。

表示名の冒頭に【営業】など部署名を入れることで、部署ごとにカレンダーを並べやすくできます。

部署ごとにカレンダーを色分けする

カレンダーの予定は、初期設定のままだと色がばらばらで、やや見づらいです。
部署ごとにカレンダーの色を分けると、どの部署のメンバーの予定か一目でわかります。

Googleカレンダーの色名は、なぜかお花や食べ物などのようです。なんだか遊び心があっていいですね＾＾

共有されたカレンダーの右にある縦3点アイコンをクリックして、カレンダーの色を設定しましょう。

予定開始前にアラームを出す

登録した予定でも、忘れていたら意味がありません。
重要な予定は、「開始時間の10分前」などアラーム設定をしましょう。

Googleカレンダーからのデスクトップ通知を許可するか尋ねられたら、「許可」にしておきましょう。

Google Chrome拡張機能「G-calize」で曜日を見やすくする

Googleカレンダーを使っていると、平日の中にある祝日を見落としてしまうことがあります。

特に、週の初日や末日の

• 会議
• 定型業務
• 締切

などを行っている場合、休日との重複は避けたいところです。

そこで便利なのが、Google Chrome拡張機能の「G-calize」です。

G-calizeを導入すると、Googleカレンダー上で土日や祝日を色分けして表示できます。
通常のGoogleカレンダーよりも休日が視覚的にわかりやすくなるため、スケジュール調整のミスを防ぎやすくなります。

あくまで自分のカレンダーの見え方を変えるだけなので、他メンバーへの影響はありません。
自分が見やすいようにデザインを決めてOKです。

まとめ：スケジュール管理はGoogleカレンダーを使おう

本記事では、Googleカレンダーを活用したスケジュール管理の方法と、社内で運用する際のルールについて紹介しました。

Googleカレンダーの最大の魅力は、単に予定を登録するだけでなく、チーム全体の予定を見える化できることです。
誰が何をしているのかが把握しやすくなり、会議の日程調整や社内連携の負担を大きく減らせます。

まずはGoogleアカウントを取得し、自分の予定をGoogleカレンダーへ登録してみましょう。
会議や外出予定、締切日などを登録するだけでも、スケジュールの整理がしやすくなります。

Googleカレンダーに慣れてきたら、部署内のメンバーからカレンダー共有を始めてみてください。
チーム全体で運用できるようになると、予定確認や日程調整の手間が減り、社内コミュニケーションもスムーズになります。

カレンダー共有をチーム全体で活用するにあたり、運用ルールを決めることも重要です。

Googleカレンダーは無料で始められます。
まずは小さく試しながら、自社に合った運用ルールを作っていきましょう。