【Googleカレンダー】スケジュール共有で押さえたい管理ルールを、導入手順から解説

会議や出張、休暇など、社内にいるメンバーの予定を把握するのは意外と大変です。
誰がどこにいるのか、確認のために毎回メールやチャットでやり取りしていては、時間も手間もかかってしまいます。

こうした不便さを解消してくれるのが、「Googleカレンダー」。
予定の共有や変更が簡単にでき、カレンダー共有によってメンバーの予定もひと目でわかります。

本記事では、Googleカレンダーでスケジュールを共有・管理する方法を、導入手順から運用ルール、便利な使い方まで紹介します。

スケジュールは「Googleカレンダー」で見える化しよう

スケジュール管理に関する、こんな経験はありませんか？

・席にいないメンバーが、会議なのか、出張や外出なのかわからない
・打ち合わせの日程調整で、いちいち招集メンバーの予定を確認している
・メンバーの休暇を、当日になって知る

自分と同じ部署のメンバーはスケジュールを把握できても、部署をまたぐと誰が何をしているか、わからないという方もいるのではないでしょうか。

こうした不便さは、メンバーのスケジュールを「見える化」することで解消します。
そして、スケジュールの見える化に最適なツールが「Googleカレンダー」です。

本記事では、Googleカレンダーを使ったスケジュール管理術を、設定手順や便利テクニックとあわせて紹介します。

Googleカレンダーをスケジュール管理に使うメリット

なぜ、Googleカレンダーがスケジュール管理に適しているのか。
主なメリットを確認していきます。

誰でも無料で始められる

Googleアカウントさえあれば、無料で利用開始できます。
有料版の「Google Workspace」もありますが、無料の範囲で十分な機能が備わっています。

予定の登録や変更が簡単

予定の登録や変更が簡単なので、メンバーが手軽に利用できます。
複雑な登録・変更手順が無く、直感的に使えるのが嬉しいポイントです。

詳細な情報をメモできる

予定には、オンライン打ち合わせのURL、集合場所のマップ、会議資料など、必要な情報をメモとして添付できます。
カレンダーの予定を見れば、必要なものが集約されている状態をつくれるのです。

他メンバーと共有して予定が明確になる

最大のメリットは、他メンバーとのカレンダー共有が簡単な点です。
「誰が何をしているか」が明確になり、会議の日程調整や、予定の確認がスムーズになります。

Googleカレンダーの使い方

Googleカレンダーの利用には、Googleアカウントが必要です。
まずはGoogleアカウントを作成し、実際に使い始めるまでの流れを簡単に説明します。

Googleカレンダー利用開始までの流れ

利用開始までの流れは、非常にシンプルです。

1. Googleアカウントを取得
   　「Googleアカウント」にアクセスし、「アカウントを作成する」から取得できます。
2. Googleカレンダーへアクセス
   　ログイン画面になったら、先ほど取得したGoogleアカウントのメールアドレス・パスワードを入力します。
3. 利用開始

Googleカレンダーにはスマホアプリもあるので、パソコンが使えない外出時でも予定の登録や確認ができます。
利用開始後に、アプリストアからインストールしておくと便利です。

Googleカレンダーの基本操作

基本操作は、一般的な予定管理ツールと同じです。

• 予定を登録
• 予定を変更
• 予定を削除
• 予定の詳細を編集
• 繰り返す予定の登録

カレンダー上の日時をクリックすると、予定名が入力できます。
「保存」をクリックするか、Enterキーを押すと、予定の登録が完了します。

予定をドラッグして、別の日付や時間帯に移動できます。
予定の詳細画面を開いて、内容を編集することも可能です。詳細画面から変更した場合は、再度「保存」をクリックで更新します。

削除したい予定をクリックし、右上の「ゴミ箱」アイコンを選択します。
もし誤って削除しても、画面に数秒表示される「元に戻す」をクリックすれば、復元可能です。

予定の登録時に、「場所」「説明や添付ファイル」などを追加できます。
たとえばオンライン会議用のURLを「説明」にメモしておいたり、資料を添付したりといった使い方が可能です。
予定の登録後に詳細を編集したい場合は、該当する予定をクリックして、右上の「編集（鉛筆のアイコン）」を選択します。

定例会議や毎週の報告日などの定期業務は、「繰り返し設定」の使用を検討しましょう。

予定の登録時に、「日時」が表示されている場所をクリックすると、プルダウンで「繰り返さない」となっている箇所があります。
このプルダウンをクリックし、「毎週」「毎月」などの頻度を指定して登録します。
予定の登録後は、詳細画面で繰り返し設定が可能です。

Googleカレンダーを他メンバーと共有する方法

社内でスケジュールを「見える化」するには、お互いのカレンダーを共有する必要があります。
手順は、以下の通りです。

1. 相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を取得
2. 自分のGoogleカレンダーで「他のカレンダー」の横にある「＋マーク（他のカレンダーを追加）」をクリック
3. 「カレンダーに登録」をクリック
4. 相手のメールアドレスを登録
5. 「アクセス権をリクエスト」を送信

相手がリクエストを承諾すると、相手のカレンダーが閲覧できます。
相手からリクエストを送ってもらうことで、お互いの予定が閲覧できるようになります。

他メンバーとGoogleカレンダーを利用する時のルール

カレンダーを共有していくと、複数人の予定が一つの画面に表示されます。
混乱を避けるために、必要なルールを設けましょう。

予定の冒頭に名前を入れる

複数人の予定が表示されると、「誰の予定か」が一目で分かりにくいことがあります。
これを防ぐため、予定の冒頭に自分の苗字を入れるルールにしましょう。

（例）【山田】 〇〇様 オンライン会議、【加藤】〇〇様 商談

同じ苗字の人がいる場合は、名前の一部も入れます。

（例）【佐藤宏】営業部 打ち合わせ、【佐藤友】◯◯様 提案資料作成

不在の予定は「終日」に登録する

出張や外部研修などで終日社内にいない場合は、カレンダーの「終日」欄へ登録します。
予定の登録場所を統一することで、不在の人が把握しやすくなります。

時間が決まっている予定は必ず登録する

会議、商談といった「時間が決まっているもの」は、必ず登録することを徹底しましょう。
社内メンバーと打ち合わせをしたい時や、アポ取りを代理対応する時に、「どこの予定が空いているのか」を確認しやすくなります。

その他の業務は、些末なものまですべて登録する必要はありませんが、

• 「この時間帯は、この作業に集中します」と他メンバーに共有したいもの
• 依頼した／依頼された業務の締切日
• 作業日時が決まっているルーチン業務

は、予定を登録しておきましょう。

Googleカレンダーをより快適に使うテクニック

Googleカレンダーの設定を編集することで、さらに快適になるテクニックをいくつかご紹介します。

「日」表示でメンバーの予定を横並びでチェック

カレンダーを開くと、初めは「週」で表示されます。
右上の「週」と表示されているプルダウンを、「日」に切り替えてみましょう。
その日の各メンバーの予定が横並びで一覧表示され、見やすくなります。

ショートカットを使って表示切り替えもできるので、覚えておくと便利です。

• 「日」で表示：Dキー（day）
• 「週」で表示：Wキー（week）
• 「月」で表示：Mキー（month）

カレンダーの表示名を変更する

共有されたカレンダーは、そのままだと「メールアドレス（Gmail）」で表示されます。
メールアドレスからメンバーを都度探すのは面倒なので、「【営業】山田さん」「【総務】加藤さん」など、誰の予定かわかりやすい表示名に変更しましょう。

表示名の冒頭に【営業】など部署名を入れることで、部署ごとにカレンダーを並べることもできます。

表示名の変更手順は、以下の通りです。

1. 共有されたカレンダーを選択し、縦3点のアイコンを表示する
2. アイコンをクリック
3. 「設定」をクリック
4. カレンダーの設定で「名前」を編集

部署ごとにカレンダーを色分けする

カレンダーの予定は、初期設定のままだと色がばらばらで、やや見づらいです。
共有されたカレンダーの右にある縦3点アイコンをクリックして、カレンダーの色を設定しましょう。

• 営業部は「ローズ」
• 開発企画部は「ピスタチオ」
• 総務部は「グレープ」

など、部署ごとにカレンダーを色分けすることで、ぐっと見やすくなります。
（Googleカレンダーの色名は、なぜかお花や食べ物などのようです）

予定前にアラームを出す

登録した予定でも、忘れていたら意味がありません。
重要な予定は、「開始時間の10分前」などアラーム設定をしましょう。

• 予定の登録時に表示される編集画面から、「◯分前に通知」をクリック
• 登録した予定の詳細画面から、「通知」の「◯分」プルダウンをクリック

あとは、何分前に通知するかを設定すればOKです。
Googleカレンダーからのデスクトップ通知を許可するか尋ねられたら、「許可」にしておきましょう。

まとめ：スケジュール管理はGoogleカレンダーを使おう

本記事では、Googleカレンダーを使ったスケジュール管理の基本から応用までを紹介しました。
ポイントをおさらいしていきます。

Googleカレンダーを活用すれば、社内の予定共有がスムーズになります。
まずは自分の予定から登録を始め、少しずつ社内メンバー全体での運用へ広げてみましょう。