業務マニュアルを作成することで、業務引き継ぎや急な休みの代理対応がスムーズになります。ただ、マニュアル作成にハードルを感じる方も多いのではないでしょうか。初めは「手順書」感覚でマニュアルを作成し、徐々にブラッシュアップすれば問題ありません。「特定の人しか業務を知らない状況」を解消するために、少しずつ作成していきましょう。
「特定の人しか業務を知らない状況」のリスク
私の部署は、ほとんどが子育て世代。そのため、子どもの学校行事や急な体調不良でお休みすることがよくあります。以前は「特定の人しか知らない業務」があったため、急なお休みがあると業務が止まってしまいました。
インフルエンザなどで長期間出社できないことがあったら、この状況はリスクです。
また、休む側としても、業務の引き継ぎができず、仕事が進められないストレスを抱えることにもなります。
こうした問題を解決するために、「業務マニュアルの作成」が必要だと強く感じました。
こんな状況なら業務が滞るかもしれない
ちなみに上記では「誰かが急に不在になる状況」を想定していますが、職場が以下のような状況でも、場合によっては業務が滞るリスクがあります。
- 他の人が代理対応できない業務がある
- 作業手順が不明で、何をやっているかわからない業務がある
- 業務の引き継ぎが口頭ベースであり、人によって業務の質が変わりがち
業種や規模を問わず、業務が滞らないようにする仕組みは必要です。
業務マニュアル作成の心構え
マニュアルの作成は、最初は大変だと思います。それでも、1日15分から30分の作成時間を設けるなど、少しずつでも良いのでマニュアルを作成してみましょう。
覚えておいてほしいのは、「最初から完璧に作らなくて良い」ということです。
基本的に社内の人が見るものなので、見栄えはそこまで気にしなくても問題ありません。
「手順メモを作る」くらいのつもりで、WordやGoogleドキュメントに作業内容を箇条書きすれば大丈夫です。
業務マニュアルの作成手順
マニュアルの作成ステップは、以下の通りです。
１．マニュアル作成する業務の優先順位を決める
担当業務が多いと、どの業務からマニュアルを作ろうか悩むかもしれません。
そのような時は、以下を意識して作成の優先順位をつけましょう。
・最優先：週１回など実施頻度が高い定型業務で、期日が決まっているもの
・次に優先：月１回や年１回実施の定型業務で、期日が決まっているもの
・後回しでOK：スポット的に複数回発生し、期日がその都度設定されるもの
あらかじめ業務を洗い出して業務スケジュール表を作っておくと、優先順位をつけやすくなります。
参考：業務スケジュール表を作成して、進捗確認コストを削減する
２．必要な項目を書く
WordやGoogleドキュメントに、マニュアルを作成します。
マニュアルに記載する項目は、以下の通りです。
- 業務名（マニュアルのタイトル）
- 作業の実施頻度
- 作業の際、参照する資料 ※ある場合のみ
- 成果物の提出先
- 作業手順
- 改訂履歴
例として、「請求書出力・封入・投函マニュアル」を載せておきます。
作業手順は、「１作業・１ステップ」で箇条書きにして書くのがコツです。
手順を細かく書くことで、作業の際に文章を読み解く手間が省けます。
- ○○ページを開く
- ○○をクリックする
- ○○をコピーする
- ○○にペーストする など
３．完成した業務マニュアルを共有する
完成したマニュアルは、マニュアル保管専用フォルダに保存すると、どこに何のマニュアルがあるかわかりやすくなります。業務カテゴリごと、サブフォルダを作っておくとより良いです。
業務スケジュール表がある場合は、表の中にマニュアルのデータ保管場所を記載しておきましょう。データ保管場所を記載しておくことで、各業務のマニュアルへすぐにアクセスできますし、マニュアル未作成の業務も一目瞭然になります。
４．適宜メンテナンスする
マニュアル完成後は、マニュアルを見ながら作業してみて、説明が足りない箇所があれば追記しましょう。テキストだけでは伝わりにくいと感じた箇所は、画面キャプチャも追加します。
変更箇所は改訂履歴に記載することで、業務フローが変わった時にバージョン管理がしやすくなります。
ちなみにWordでマニュアルを作成した場合、「変更履歴」機能をオンにしてから修正すると、どこを直したかがわかりやすくなります。変更履歴は、Wordの上部メニューにある「校閲」タブから、「変更履歴の記録」をクリックすることで利用できます。
まとめ：業務マニュアルで引き継ぎ・代理対応をスムーズに
マニュアルの作成方法は、以下の通りです。
- マニュアル作成の優先順位を決める
- マニュアルを作成する
- 保管専用フォルダを設けて共有する
- 適宜メンテナンスする
マニュアルの作成は労力がかかりますが、他の人でも業務ができる状態にすることは、誰がいつ休むことになるかわからないリスクへの対策としても有効です。
また、業務手順を明確にすることもできますし、いざ辞めたくなった時も引き継ぎがスムーズになるかもしれません（笑）
まずは簡単な作業メモで構いませんので、少しずつ作ってみましょう。
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