備品・会議室の予約管理を効率化　貸出管理サービス「カシカン」を使ってみた

備品の貸し借り管理が面倒…。
社有車や会議のダブルブッキングが発生した…。
そんな「備品・設備管理あるある」を解決するために、貸出管理サービスを導入してはいかがでしょうか。

本記事では、無料から始められる貸出管理サービス「カシカン」を使ってみた感想をお伝えします。
企業でカシカンを導入すると仮定して、管理者・メンバーそれぞれの視点から、正直な使用感を書かせていただきました。

結論、「無料でここまでできるのはすごい」です！
貸出管理にお悩みの方は、ぜひご一読ください。

会社の備品・会議室予約の管理コストを減らしたい方へ

備品や設備の貸し借りは、単純作業のはずなのに、なぜか複雑な管理になりがちです。
例えば、このような問題に心当たりはないでしょうか？

• 会議室のダブルブッキング
• 社有車を使おうとしたら、他の人が使用中だった
• 書籍など会社備品を貸し出すときの管理が煩雑　など

紙やExcelで貸出表を作成している企業もあるかと思いますが、「誰が・いつ・何を借りて、いつ返却されるか？」がわかりにくいです。
「備品や設備の管理を効率化したい！」という悩みを解決するサービスとして、貸出管理サービスの「カシカン」を紹介します。

カシカンとは：シンプルさが特長の貸出管理サービス

（出典：カシカン公式サイト）

カシカンは、byus&co.株式会社が提供する貸出管理サービスです。

「誰が・いつ・何を・借りて、いつ返却されるか？」を、ブラウザやスマホアプリから管理できます。
シンプルさが特長のサービスで、無料登録から始められます。

導入から利用開始までの流れ

カシカンの登録手順は、簡単にまとめると以下の通りです。

準備が完了したら、利用開始です。

カシカンを使ってみた感想：「管理者」視点

カシカンの使用感を、「管理者」「メンバー」それぞれの視点でレビューしました。
まずは、サービス契約や初期設定、運用を行う「管理者」視点の使用感まとめです。

無料とは思えない十分な機能

アカウント、グループを作成し、貸出物登録を済ませるまで、マニュアルなしでも迷いませんでした。
操作画面にも「？」アイコンから説明文を表示できるので、わからない項目だけ確認すれば十分です。

貸出物登録は、「画像」「名称」「説明文」など必要十分な項目が揃っています。
1つ登録するのに、数分もあれば十分でした。

また、本の場合は、PCやスマホのカメラでバーコードを読み込むだけで、画像（本の表紙）、貸出物名（本のタイトル）、説明文、タグが自動入力されます。
これは本当に楽です。

無料プランだと機能制限がありがちですが、カシカンは貸出物、予約数が無制限で使えます。
ただしメンバー登録は、無料版だと「25人まで」です。
従業員数が多い企業で導入検討する場合、まずは少人数で使用感を確かめてみましょう。

少しわかりにくかったのが、「時間単位で貸し出す場合の登録」です。
会議室など、同日に複数名が借りる前提の貸出物は、貸出物の登録画面で「時間貸し可能」にチェックを入れる必要があります。
この場合、「予約前後の猶予日数」を入力するとエラーになります。空欄で登録しましょう。
時間貸しにしたら猶予日数が入力できなくなるか、登録画面内に説明書きがあると良かったです。

無料版は広告が気になる

無料のFreeプランでは、広告表示があります。
画面の下などにさりげなく表示されるのではなく、画面上部にバーンと出てくるので、地味に集中力を削がれます。

ちなみに広告なしのStandardプランは、年契約で月あたり税込880円です（2025年12月時点）。
企業で導入するなら、トライアルでFreeプランを使い、本格導入はStandardプランにすると良さそうです。

情報セキュリティは万全

社内の設備や備品を登録するので、無料サービスだと情報セキュリティが心配になるかもしれません。

この点をカシカンのマニュアル・ブログから確認したところ、「カシカンはクラウドサービスであり、システムへ常に最新のセキュリティ対策を施している」とのことでした。
無料でも、安心して使えるサービスのようです。

公式のマニュアル・Q&Aが充実している

カシカンの公式サイトを初めて見た時、マニュアルがとても充実していることに驚きました。
これらの資料を確認すれば、製品説明を受けなくてもほぼ迷わず使うことができます。

一番感動したのが、「NotebookLM」で操作方法などが確認できることです。
NotebookLMは、ChatGPTやPerplexity AIといった「インターネット上の様々なデータ」を参照する生成AIとは違い、「NotebookLMに登録したソースのみ」から情報をまとめてくれます。

チャット画面で「貸出物登録の手順を教えて」などと指示すれば、NotebookLMに登録されたマニュアルなどから回答を作成してくれます。
正確な内容を、マニュアルの該当箇所を探すことなく見つけられて効率的でした。

メンバーが多い場合は一括アップロードで対応できる

メンバーは、各グループの「招待」アイコンから1人ずつ入力していくことで登録可能です。
ただ、メンバーが数十人いると、人数分のメールアドレス・名前の入力は若干面倒です。

メンバーが多い場合は、ExcelまたはGoogleスプレッドシートでメンバーリストを作成し、一括アップロードする方が楽かと思います。

一括アップロードの手順は以下の通りです。

ただし、登録完了のためにはメンバーにログインしてもらう必要があります。
QRコードの配布後、メンバー登録の未完了がないかだけはチェックしましょう。

貸出物が多い場合も、一括アップロードが使える

貸出物を1つずつ登録するのは、登録数が多いと少し面倒です。
そんな時は、貸出物も一括アップロードができます。

貸出物の一括アップロード手順は以下の通りです。

ただし、URL登録できない画像は、後から手作業で画像アップロードが必要です。
スプレッドシートのインポートなので、画像登録については仕方ない所かと思います。

シンプルでわかりやすい反面、細かい設定はできない

シンプルな操作性が良いカシカンですが、その反面、細かいカスタマイズはできません。

例えば会議室を予約した時、「来客用お茶の本数」「他に借りる備品」のような独自の項目は追加できませんでした。
個別に伝えることがあれば、予約時に「メッセージを書く」にチェックを入れて用件を書き込む運用で対応しましょう。

また、貸出物は「貸す人」と「借りる人」1対1のやり取りのみとなります。
備品などを借りるのに、「主任→課長→部長」など複数名の決裁が必要な貸出物は不向きです。

初期設定のままだと通知が多い

運用を始めると、メンバーの参加や貸出予約、予約のリマインドなど、通知がたくさん来ます。
通知が多いと感じた場合は、通知設定で必要なものだけ受信できるようにしましょう。

通知は、「アカウント設定」の「通知設定」から、オン・オフの切り替えができます。

カシカンを使ってみた感想：「メンバー」視点

管理者から招待され、備品などを借りる「メンバー」の視点から、使用感をまとめました。

備品選択から予約までが簡単

備品を選んで予約するまで、カシカンの画面に沿っていけば簡単にできました。
マニュアルを確認しなくても使える、このわかりやすさは嬉しいです。

予約状況は、自分だけでなく、他メンバーの予約も確認できます。
貸出物が空いている日時を、他の人に確認することなく把握できるのは楽でした。

アプリの操作がブラウザと同じなので迷わない

パソコンからブラウザで使う場合と、スマホからアプリで使う場合とで、画面や項目に大きな違いはありませんでした。
ブラウザ／アプリで操作感の違いに戸惑わないので、自分が使いやすい方を選べます。

不明点を自己解決できる仕組みが充実

画面上部の「サポート」をクリックすると、「カシカンブログ」または「AIに質問」で不明点を調べることができます。

ブログ検索の場合、検索キーワードを入力し、虫眼鏡アイコンをクリックして使います。
不明点解決に関連するページが検索結果に表示されるので、該当ページにアクセスして確認します。

「AIに質問」では、投げた質問に対する回答をカシカン上でまとめてくれます。
自分で情報を探しに行く手間が省けて便利です。

また、サポートページには問い合わせフォームも設置されています。
ブログ検索やAIへの質問でも解決できない場合は、すぐサポートへ連絡できるのが助かります。

ログインパスワードの自己管理が必要な点に注意

メンバー登録する際、パスワードは自分で設定します。
管理者から指定がなければ自由に設定できる反面、パスワードは自己管理となるので取り扱いに注意しましょう。

なお、情報漏洩リスクの観点から、他の業務ツールで使っているパスワードの使い回しは避けましょう。
管理が大変かもしれませんが、ツールごとに異なるパスワードを設定してください。

企業でカシカンを利用する場合の準備

企業でカシカンを利用する場合、事前準備として以下も整備をしておくとベターです。

登録する貸出物を洗い出す

「何を登録するか」をあらかじめ決めておけば、カシカン導入後の貸出物登録がスムーズになります。
備品や設備を洗い出し、「カシカンで管理する」のか、「別の方法で管理する」のかを確認しておきましょう。

個人スマホで使用する場合のルールを決める

カシカンを個人スマホにインストールして使う場合は、社内の備品や設備が個人スマホから閲覧できる状態になります。
会社貸与のスマホと違い私的利用がメインとなるため、使い方に注意しましょう。

• 原則として、利用は勤務時間内とする
• スクリーンショットやダウンロードデータは一時保存のみOKで、利用後はすぐに消去する
• スマホを紛失した場合は、速やかに上司へ報告する

など、使用ルールを明確にしておくのが安全です。

貸出管理の活用例

カシカンを使ってどのような貸出管理ができるのか、具体的な活用例を紹介します。

顧客インタビューに使用するカメラやボイスレコーダー、イベントで使う販促物などの備品が該当します。
これらは毎日使うわけではないものの、使うタイミングで確実に押さえておきたいアイテムです。
「この日は使いますよ」というのが事前にわかっていることで、当日慌てずにすみます。

会社で書籍を購入し、学習のため社員に貸し出している場合の管理に使えます。
本のバーコードを読み取れば、貸出物登録もスムーズです。

クレジットカード、ETCカードなどは、紛失や不正利用があってはなりません。
厳重管理が必要なため、「いつ・誰が借りるのか？」の把握は重要です。

カシカンの場合、貸出物の詳細画面から「予約一覧」→「過去の利用」をクリックすることで、過去に誰が借りたかを確認することも可能です。

貸出管理というと備品をイメージしがちですが、会議室を「貸出物」として扱うことも可能です。
同日に複数名が借りることが一般的なため、時間単位で予約できる設定にしましょう。

ただ、はじめは「会議室を返却する」という表現に、少し戸惑うかもしれません。
会議室の利用が終了したら、「返却」を忘れないよう意識しましょう。

社有車も、同日に複数名が利用するケースが考えられます。
時間単位で予約できるようにしておきましょう。

また、車の管理だけでなく、利用台数が限られている来客用駐車スペースの管理にも使えます。

まとめ：貸出管理サービスで、備品・会議室予約を効率化しよう

「いつ・誰が・何を借りて、いつ返却されるか」を管理するのは、単純作業のようで意外とリソースを奪います。

本記事で紹介した「カシカン」は、無料から始められるシンプルで使いやすいサービスです。
実際に使ってみて、無料の範囲でここまで機能が充実していることに驚きました。

興味がある方は、ぜひカシカン公式サイトから試してみてください。
貸出物の管理コストを減らし、より付加価値のある業務に集中しましょう。