社内のコミュニケーションは、まだ「メールや内線電話がメイン」でしょうか？
社内外の連絡に埋もれるメールボックス。唐突にかかってくる内線電話。
受信メールから必要な情報を探す手間や、言った／言わない問題などで、仕事の効率が下がっているかもしれません。
そこで、社内コミュニケーションの改善にオススメしたいのが、ビジネスチャット「Chatwork（以下、チャットワーク）」です！
「お疲れ様です」のような定型文は不要。気軽にメッセージを送り合うことができ、社内コミュニケーションがぐっとスムーズになりました。
本記事では、チャットワークを導入して楽になったことや日々の運用、導入前のルール決め、利用時の注意点をまとめました。
社員同士のやり取りにちょっとでも不便さを感じているなら、まずは無料プランからチャットワークを試してみましょう！
社内コミュニケーション、メールや内線電話に頼っていませんか？
社内でのやり取りに、メールや内線電話を使うことが手間だと感じている方も多いのではないでしょうか？
- 「お疲れ様です」や「よろしくお願いします」のような定型文を毎回入れるのが面倒
- 連絡事項をメモに書いて机の上に置く、というアナログな運用をしている
- 内線電話での口頭ベースのやり取りで、後から「言った／言わない」問題になる
そんなコミュニケーション上のトラブルから、私自身も小さなストレスを感じていました。
しかし、ビジネスチャットを導入してからは、こうした課題が解消され、社内コミュニケーションが円滑になりました！
私が使っているのは、株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）が提供する 「Chatwork（以下、チャットワーク）」です。
チャットワークを導入して楽になったこと
チャットワークの導入で、具体的にどんな点が改善されたのかご紹介します。
前置き文がいらず、すぐに本題を話せる
チャットでは、メールのように「お疲れ様です」といった定型文を入れなくてOKになりました。そのため、すぐに話の本題に入ることができます。
ちょっとした確認や共有が、気軽に送れるようになりました。
やり取りが記録され、透明性が増す
やり取りがテキストとして残るため、「言った／言わない」問題が起きにくくなりました。
同じチャットに入っている他メンバーのやり取りもチャット上に残るため、当事者間だけでなく、チーム全体で情報共有ができます。
外出中のメンバーともやり取りがしやすい
チャットワークは、ログインアカウントとインターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。
「会社に戻らないと、どこから何の連絡が来ているかわからない」という状況から抜け出せます。
専用アプリもあるため、社外にいてもプッシュ通知ですぐに連絡に気づくことができます。場所を選ばず、タイムリーな情報共有ができるのは大きなメリットです。
チャットワークの使い方：日々の利用
チャットワークを導入したら、日々の業務でどのように使えばいいのでしょうか。
まずは、基本的な使い方をご紹介します。
メッセージのやりとり
基本的な使い方はとてもシンプルです。
■宛先を指定して連絡する
特定の相手を「To:」で指定して、メッセージを送信します。
メールと同様、複数名を指定することが可能です。
■メッセージに返信する
返信したいメッセージにカーソルを合わせると、「返信」と表示されます。
クリックすることで「re:宛先」のメッセージが作成でき、どのメッセージに対する返信なのかが明確になります。
■添付ファイルをアップロードする
「添付（クリップのマーク）」のアイコンから、添付ファイルを送ることができます。
メッセージを添えることもできますし、添付ファイルのみの共有も可能です。
メッセージのリマインド・返信テクニック
メッセージのやり取りをよりスムーズにするためのテクニックも活用しましょう。
■引用文をつける
返信元のメッセージを引用することで、誰が、何に対して話しているのかが明確になります。
投稿されたメッセージを選択すると、「引用する」と表示されます。クリックすることで、自身のメッセージ文に引用文が挿入できます。
■メッセージリンクをつける
該当のメッセージにカーソルを合わせ、「リンク」をクリックすることで取得できます。
メッセージを参照してほしいものの、引用だと長い場合や、添付ファイルを参照したい場合は、メッセージリンクを使う方が便利です。
チャットでのコミュニケーションを円滑にするコツ
メンバー間のやり取りをスムーズにするコツもご紹介します。
■グループチャットを作成する
チームやプロジェクトごとにグループチャットを作成すると、何の情報について話す場なのか明確になります。
■タスク管理
特定のメンバーへ、締切日を設けてタスクを割り当てることができます。
自分にタスクをつけることも可能なので、タスクを「todoリスト」としても利用できます。
日々の運用をさらに効率化できる便利機能
チャットワークには、日々の運用をさらに効率化できる便利な機能が備わっています。
後日の連絡で良いものは「予約投稿」を使う
後日の連絡でよいメッセージは、予約投稿を活用しましょう。
メッセージの送信忘れを防ぐだけでなく、就業時間外にメッセージを送って相手に気を遣わせることも避けられます。
メッセージ検索
過去のやり取りを遡りたいときは、メッセージ検索機能が役立ちます。
特定のチャット内だけを検索することもできるので、探している情報にすぐにたどり着けます。
マイチャットを備忘録やデータバックアップに使う
「マイチャット」は、自分だけが閲覧できるチャットルームです。
todoリストやメモ、データの一時的な保管場所として活用できます。
通知機能
PCのデスクトップ通知や、モバイルアプリのプッシュ通知など、通知設定をカスタマイズできます。
「自分宛てのみ」の通知設定にすれば、無関係なメッセージに邪魔されることなく、必要な情報だけを受け取れます。
導入にあたっての準備
チャットワークの導入を決めたら、まずは準備を整えましょう。
契約プランを決定する
チャットワークの有料プランは「ビジネス」「エンタープライズ」がありますが、「ビジネス」でも十分機能が充実しています。
1ユーザーあたりにかかる費用は、月額900円未満。
この値段で社内コミュニケーションが改善するのなら、コスパ良しと言えるのではないでしょうか。
ユーザーを登録する
チャットワークの管理画面から、ユーザーを登録しましょう。
氏名とメールアドレスがわかれば、登録可能です。
設定後、ユーザーあてにメール通知が行きます。
ユーザー側でログインが完了すると、チャットを使い始めることができます。
利用ルールを決める
チャットワークを効果的に運用するために、利用ルールも決めておきましょう。
例えば、以下をルールとして明記するのがオススメです。
■メッセージには、宛先（Toをつける人）を必ず設定する
■自分宛てに送られたメッセージは、必ず返信またはリアクションする
■過去に投稿したメッセージの重要な変更は、「メッセージ編集」ではなく「再アップ」とする
■チャットが3往復したら、打ち合わせに切り替える
■チャット上で別の話題が出た場合は、新規グループチャットを立ち上げる
作成した利用ルールは、チャットワーク導入時に全社員へレクチャーします。
新入社員の方には、新人研修の際にルールを説明しましょう。
チャットワーク導入後は、メンテナンスも忘れずに
チャットワークを導入したら、継続的なメンテナンスも重要です。
入退職者のユーザー登録・削除
入退職者のアカウントを適切に管理しましょう。
入職者は、漏れなくユーザー追加できるようにしましょう。
入社の事前準備タスクに記載しておくと、漏れがありません。配属先や雇用形態ごとに、どのグループチャットに参加させるかも決めておくと良いです。
退職者が出た場合は、情報漏洩を防ぐという意味でも、退職後速やかにユーザー情報を削除してください。
ファイルのストレージ管理
チャットワーク内のストレージが90％を超えると、ファイル管理のアイコンに警告が表示されます。
ストレージの管理担当者を指名し、ストレージが90％を超えた時にデータ削除をアナウンスしてもらいましょう。
チャット利用時の注意点
チャットワークは非常に便利なツールですが、チャット特有のデメリットも存在します。
チャットが流れてしまう
チャットでは新しいメッセージが次々投稿されるため、過去のメッセージが流れてしまうことがあります。
チャットを見落とされてしまったかなと思ったら、メッセージを再アップしたり、メッセージリンクを送ったりして、適度にリマインドしてあげましょう。
テキストだけでは伝わらないこともある
文字だけのコミュニケーションでは、送信者の意図や感情が伝わりにくいことがあります。
また、長々としたメッセージは、相手に解読の手間を取らせてしまいます。
もし、「チャットでは伝えにくい」「メッセージのやり取りが何往復もしている」と感じたら、内線電話や打ち合わせに切り替えましょう。
話が終わったら、議事録や打ち合わせメモをチャットで共有します。
テキストに残すことで認識のすり合わせができ、後から「言った／言わない問題」になることも防げます。
アクションしてほしい時は「toall」を控える
メッセージの宛先を選ぶ時、チャット内の全メンバーへ通知する「toall」を使うことができます。
メンバー全体への情報共有には便利ですが、メッセージを読むだけでアクションしてもらえないことが多いです。
「返信してほしい」「提出してほしい」など、アクションしてほしい場合は、人数が多くても「to:」で宛先を明確にしましょう。
まとめ：「チャットワーク」でコミュニケーションをスムーズにしよう
チャットワークを導入してから、私の職場では社員同士のやり取りがぐっとラクになりました。
■「お疲れ様です」のような定型文がいらず、気軽にメッセージが送り合えます。
■事前に利用ルールを決めたことで、導入時もトラブルなく運用開始できました。
■ただし、テキストだけでは伝わらない場合もあるので、話すコミュニケーションも大切です。
この快適さが1ユーザーあたり月900円未満で手に入るなら、ぜひ投資してほしいと思います。
とはいえ、「いきなり導入はハードルが高い」という方は、無料プランから始めることもできます。
ビジネスチャットがどのようなものか、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか？
