「接点の不透明さ」を解決！【Sansan】で実現する名刺・顧客情報の管理術

名刺や顧客情報の管理で、
「紙の名刺は場所を取るので整理に困る」
「顧客との商談前、過去のやり取りを思い出せず焦った」
といった経験はありませんか？

名刺情報や顧客とのやり取りを記録するのに、個別管理やExcelによる一覧作成では、属人化や共有の手間が生まれがちです。
情報共有を効率化し、蓄積した情報を会社の資産としていくために、法人向け名刺・顧客管理サービス「Sansan」を紹介します。

大切な顧客の情報を、Sansanで一元管理しましょう。

名刺管理・顧客管理の不便さを解決したいあなたへ

顧客から頂く名刺や、先方担当者とのやり取り。
こうした情報をどのように管理するかは、特に営業担当者やマネージャーの悩みのタネになりがちです。

紙の名刺をファイルやカードケースで保管していると、場所を取るだけでなく、必要な名刺を探す時間がかかります。
自分以外のメンバーが、誰と名刺交換しているかの把握も難しくなります。

顧客とのやり取りを個別管理している場合も、自分以外がどのような接点を持ったのかわかりません。
そもそもやり取りを記録していないと、過去にどのような接点があったのかを思い出すことさえ難しくなります。
営業担当を引き継ぐときに、顧客ごとに引き継ぎ書を作成している方もいるのではないでしょうか。

Excelなどでやり取りを記録するとしても、外出中などでリアルタイム更新できなければ、接点の記録モレが出る可能性があります。
こうした不便さは、営業効率や顧客満足度の低下にもつながりかねません。

名刺や顧客情報の管理にまつわる悩みをまとめて解消するために、名刺・顧客管理サービス「Sansan」を紹介します。

名刺・顧客情報の管理には「Sansan」がオススメ！

（出典：Sansan公式サイト）

Sansanは、名刺をデータ化してクラウド上で管理し、会社全体で共有できる法人向け名刺・顧客管理サービスです。
単に名刺をデータ化するだけでなく、

• 社内の誰が、どの顧客と名刺交換しているのか
• 過去の顧客とのやり取り

が一元管理でき、営業活動の可視化・効率化にも役立ちます。

Sansan導入のメリット

名刺管理・顧客管理における、Sansanのメリットです。

名刺をデータ化できることで、紙管理が不要になります。
そのため私の場合、名刺のデータ化が完了したら、紙の名刺はシュレッダーにかけています。
キーワード検索で探したい名刺情報にすばやくアクセスできますし、名刺の紛失リスクもなくなります。

名刺情報と顧客とのやり取りは、Sansanに登録することで社内共有が可能になります。
自分以外のメンバーが接触した情報も把握できるので、問い合わせ対応や営業担当が変わった時などに、スムーズな引継ぎができます。
なお、顧客とのコンタクトを記録していくには、Sansanが提供している3つのプランのうち「Standard」または「Enterprise」プランの契約が必要です。

あえてSansanのデメリットを挙げるとしたら、料金が非公開のため、見積もりを依頼しないと費用がわからない点です。
名刺のスキャナ費用はかかりますし、追加するオプションによっては月額数万円規模のコストになります。

Sansanより安価な「Eight Team」との違い

同じSansan株式会社が提供しているサービスとして、名刺管理サービス「Eight Team」も存在します。

出典：Eight Team公式サイト

「Eight」というアプリを、個人で利用している方もいるかもしれません。

Eightは個人向けの名刺管理アプリで、スマホ撮影するだけで簡単に名刺をデータ化できる無料サービスです。
Eight Teamは、Eightの機能に加えて、チーム内で名刺情報を共有できるサービスとなります。

導入コストが比較的抑えられていますが、顧客管理は「名刺1枚につき、設問回答式／自由記述式の共有メモが各1つ」のみで、高度な機能が付いていません。

SansanとEight Teamの主な違いは、以下の通りです。

項目	Sansan	Eight Team
価格	非公開	月額19,800円〜
名刺のデータ化	可能	可能
コンタクト管理	高度な機能あり	共有メモのみ（文字制限つき）

顧客情報を資産として蓄積するなら「Sansan」が向いている

「名刺管理だけできれば良い」という場合は、Eight Teamは有力な選択肢となります。
ただ、顧客との接点を会社の資産とし、会社全体の営業戦略や顧客管理まで活用するなら、やはりSansanを推したいです。

顧客管理をしたい場合、「誰がどの顧客と名刺交換したか」だけでなく、「その顧客と、どのようなやり取りがあったか」も把握したいはずです。
「顧客管理をするなら、どこまで把握したいのか？」を改めて確認してみましょう。
もし以下が1つでも当てはまるのであれば、Sansanの導入をオススメします。

• いつ、誰が、どこの誰とやりとりしているか可視化できるようにしたい
• 名刺情報だけでなく、過去の接触履歴も、会社の資産として蓄積していきたい
• 今後の展開として、CRMや他の営業ツールとの連携も視野に入れたい

Sansan導入にあたっての準備

まずはマスタアカウント管理者と、設定変更の権限を持つ人を決めましょう。
管理者を決めたら、Sansanの初期設定を行います。

自社の組織図をもとに、部署を登録します。
大まかに「取締役」「営業部」「開発部」「総務部」などと分けておけば十分ですが、組織図にそって細かく設定することも可能です。

ユーザーアカウントは、全メンバーに1つずつ付与しましょう。
そもそも論として、アカウントを複数名で共有して使うのは、原則NGです。
全メンバーがアカウントを持つことで、社内全体の名刺・コンタクトの登録がスムーズになります。

各メンバーの閲覧・編集権限を設定します。
名刺やコンタクト情報は、どのメンバーも全部署のデータが閲覧できます。

権限付与の有無を慎重に判断した方が良いのは、「名刺・コンタクトのダウンロード」です。
ダウンロードの権限を付与すると、付与されたメンバーはSansan上の登録データをCSVで取得することができますが、情報漏洩や悪用の可能性があります。
CSVダウンロードは、一部の人だけが使用できるよう制限しておくのがベターです。

Sansanの基本的な使い方

受け取った紙の名刺を、Sansanの専用スキャナで読み取るだけで自動的にデータ化されます。
「メールやフォームで接触があったので、名刺が受け取れなかった」という場合は、手入力での名刺の登録も可能です。

接触した顧客とのやり取りを、コンタクトとして記録することができます。
顧客の名刺情報から「コンタクト」へアクセスするか、メニューから「新規コンタクト作成」をクリックして、コンタクト登録を行います。
登録されたコンタクトは一覧として残り、自分以外のメンバーも閲覧できます。

Sansanへの登録ルール例

名刺やコンタクト情報の精度を保つために、名刺は受け取った当日中にデータ化しましょう。
出張などで当日中に対応できない場合は、スキャナで名刺交換日を指定してからデータ化することも可能です。

接触履歴をなんでも残そうとすると、「顧客へ架電しましたが、不在でした」のようなコンタクトまで登録しなくてはなりません。
不要なコンタクトまで登録すると、クレームや製品改善要望など、他の重要なコンタクトを確認する際のノイズになる可能性もあります。
どのような内容をコンタクトとして登録するか／登録しないか、できれば定めておくとベターです。

コンタクトへ入力する内容も、登録者が何を入力すれば良いか迷わないように、

• 商談メモ程度のクオリティで良いのか
• テンプレートで用意した項目に従って入力してもらうのか
• メールでのやりとりは、メール本文のコピペで良いか

など、入力方法のルールを周知しておくと良いです。

応用編：より効果的に顧客情報を管理するための工夫

Sansanは、ただ名刺やコンタクトを登録・管理するだけのツールではありません。
ちょっとした運用の工夫で、顧客情報をより効果的に管理することができます。

Zoomなどでのオンライン商談や、メールでの初回コンタクトの際に、オンライン名刺を活用しましょう。
対面で名刺交換ができない場面でも、URL送付で顧客に名刺情報を共有することができます。

名刺交換をしていると、同じ顧客の名刺が、社内の複数名から登録されることがあります。
こうした名刺は登録の都度増えていくため、重複名刺の名寄せを行いましょう。
名寄せによって情報が整理され、検索性やデータの正確性が上がります。

登録された名刺を、自社との関係性などでタグ分けすることができます。
「顧客が契約しているサービスごとに分けたい」「当社の外部顧問だけ表示したい」といった場合に、タグで検索できるようにすると便利です。

顧客とのやり取りは、営業活動、問い合わせ対応、クレーム対応など多岐にわたります。
コンタクトの種類を「カテゴリ」として設定しておくことで、該当するカテゴリのコンタクトだけを把握したいときに、情報の絞り込みがしやすくなります。

顧客との商談や、クレーム対応など、必要な情報を漏れなくコンタクト登録してほしい場合は、「テンプレート」を活用しましょう。
必要な項目をテンプレート化することで、メンバーが何をコンタクトに入力すれば良いかがわかりやすくなります。
管理者側も、項目が統一されていることで内容の把握がしやすくなります。

営業戦略への発展：攻めの顧客管理を支える機能

Sansanは、顧客情報を「守る」だけでなく、「攻め」に活かすための機能も充実しています。

タグなどで絞り込んだ顧客に対して、一斉メールを配信できます。
「セミナー参加のお礼」「イベント案内」などを個別にメール送信する必要がなく、効率的なフォローが可能です。

Sansanにログインすると、画面右側に「あなたへの最新ニュース」が表示されます。
これは、名刺交換した企業に関するトピックを自動取得してくれる機能です。
商談前の情報収集や、顧客との会話のきっかけづくりに役立ちます。

Sansanのメニュー「企業」から、企業情報を閲覧できます。
企業DBが優れているのは、まだ名刺交換していない企業の情報も閲覧できる点です。
新規開拓の架電リストや、訪問先の候補として活用してはいかがでしょうか。
ただし、データのダウンロードは仕様上NGとなっている点に注意しましょう。

Sansanを他の営業支援ツールとAPI連携すれば、活用の幅がさらに広がります。
以下で紹介するほかにも、様々なツールとのAPI連携が可能です。

ツール名	活用例
Salesforce（セールスフォース）	名刺データの自動同期、顧客情報の付与
Zapier（ザピアー）	名刺情報を他ツール（メール、チャットなど）へ転送
Marketo（マルケト）	リード管理、MA（マーケティングオートメーション

まとめ：大切な顧客情報をSansanで一元管理しよう

Sansanを活用することで、名刺や顧客情報の登録・共有が効率化されます。

少しでも興味を持った方は、まずはSansanの資料ダウンロードから始めてみてはいかがでしょうか。
名刺や顧客の情報を、会社の資産として蓄積・活用していきましょう。