「よく使うファイルなのに、毎回何階層もフォルダを開いている。」
「同じファイルを何か所にもコピーしてしまい、最新版がどれかわからなくなった。」
このような経験はありませんか？
ファイルやフォルダを探す時間は1回あたり数秒でも、毎日積み重なると膨大な時間になります。
仕事で何度も使う資料やフォルダは、すぐに開けるように整理しておくことが大切です。
この記事では、「ショートカット」と「クイックアクセス」を使って、ファイル・フォルダへのアクセス時間を短縮する方法を、整理例つきで紹介します。
アクセスしたいデータが多い方向けには、「ファイルパス一覧」を使った管理方法も解説します。
まずは、よく使うファイルとフォルダを1つずつ、ショートカットとクイックアクセスへ登録するところから始めてみましょう。
ファイルやフォルダへのアクセス時間を短くする方法
毎日使うファイルなのに、必要なたびに何階層もフォルダを開いている。
同じファイルを、「編集用」「最新版」「最新版②」のように何か所にもコピーしてしまい、どれが最新データかわからなくなった。
そのような経験はありませんか？
このような悩みには、ファイルはショートカット、フォルダはクイックアクセスを活用しましょう。
ショートカットを使えば、元のファイルをコピーすることなく、好きな場所からすぐに開けます。
クイックアクセスを使えば、何階層もフォルダを開かなくても、目的のフォルダへすぐ移動できます。
1回の操作で数秒短縮できるだけでも、積み重なれば数十分、数時間の時短になります。
ショートカットとクイックアクセスとは
ショートカットとクイックアクセスは似ていますが、役割が異なります。
- ショートカット：ファイルをすぐに開くための近道
- クイックアクセス：フォルダをすぐに開くための近道
この2つを使い分けることで、ファイルやフォルダを探す時間を大幅に減らせます。
厳密にはフォルダのショートカットも作れるのですが、初めは「ファイルはショートカット」「フォルダはクイックアクセス」と覚えておけばOKです。
ファイル整理向け：ショートカットの設定方法
Windowsでは、Altキーを押しながらファイルをドラッグするだけでショートカットを作成できます。
ショートカットは元ファイルへの「近道」ですので、ショートカットを削除しても元データは削除されません。
もしショートカットを削除しても、元のデータを消してしまう心配はないので安心してください。
便利なショートカットですが、作りすぎると、今度はショートカットを探す時間が増えてしまいます。
本当によく使うファイルだけをショートカット化しましょう。
私が実際に使ってみて、アクセスの手間が減った！と感じた整理例は次のとおりです。
- 定型業務（売上集計・勤怠集計など）のファイルを、マイフォルダへショートカットを置く
- 週に1回以上参照する業務マニュアルは、マイフォルダへショートカットを置く
- 会議で提示する資料は、会議資料用フォルダへショートカットを置く
- 事業説明に使う資料は、新人研修や採用説明資料フォルダへショートカットを置く
- ISMSなど外部監査で使用する資料は、監査用フォルダへショートカットを置く
何階層もフォルダをクリックするのが面倒なこのファイル、そういえばよくアクセスしているかも。
そう思ったファイルは、ショートカットを作っていきましょう。
フォルダ整理向け：クイックアクセスの設定方法
クイックアクセスは、よく使うフォルダへすばやく移動するための機能です。
登録方法は簡単です。
登録したいフォルダを右クリックし、「クイックアクセスにピン留めする（またはクイックアクセスに指定する）」を選択すると、エクスプローラーの左側へ固定されます。
登録後はドラッグ＆ドロップで順番を変更できます。
毎日使うフォルダを上に、その他は使用頻度順で並べると、さらにアクセスが早くなります。
クイックアクセスもショートカットと同様に、何でも登録すると一覧が長くなり、逆に探しにくくなります。
目安として、週に1回以上使うフォルダのみを登録すると良いです。
私がクイックアクセスに登録して、快適に使えているおすすめの整理例は次のとおりです。
- デスクトップ
- ダウンロードフォルダ
- 所属部署の共有フォルダ
- 契約書・注文書などを保管するフォルダ
- 【期間限定】新人研修期間中の研修資料フォルダ
- 【期間限定】申請中の補助金・助成金フォルダ
- 【期間限定】現在担当しているプロジェクトフォルダ
期間限定のフォルダは、業務が終わったらクイックアクセスから外す習慣をつけると、常に見やすい状態を保てます。
まずは、「デスクトップ」「ダウンロードフォルダ」「（もしあれば）所属部署の共有フォルダ」の登録から始めてみましょう。
上級者向け：アクセスしたいデータが多すぎる人へのB案
アクセスしたいファイルやフォルダが、それぞれ10個以上ある時は、ショートカットやクイックアクセスだけでは対応しきれない場合があります。
ショートカットやクイックアクセスが増えすぎて、かえってデータ管理が煩雑になってしまうんですよね。
そんな方へのB案として、「ファイルパス一覧」を作る方法をご紹介します。
パスとは、そのファイルやフォルダまでたどり着くまでの住所のようなものです。
例えば、「ドキュメント」に保存している「売上集計」というExcelデータのパスは、
C:\Users\ユーザー名\Documents\売上集計.xlsx
という感じです。
Windowsでは、パスを取得したいファイルやフォルダを選択してCtrl＋Shift＋Cを押すと、パスをコピーできます。
ファイルパス一覧の作成方法
ファイルパス一覧は、ExcelやGoogleスプレッドシートで作成します。
1行目には、次の2項目を作成します。
- A列：概要（何のファイル・フォルダか）
- B列：パスのコピー
あとは、よく使うファイルやフォルダのパスを貼り付けていくだけです。
アクセスしたいときは、以下の3ステップですぐに開けます。
- 一覧からパスをコピー
- エクスプローラ上部のアドレスバーへ貼り付け
- Enterキーを押す
ショートカットやクイックアクセスを大量に作らなくても管理できるため、
- 「よくアクセスするデータ」が多すぎる
- ショートカットやクイックアクセスだけでは足りない
という方は、ファイルパス一覧を作ってみましょう。
まとめ：まずは1つずつ、ショートカットとクイックアクセスを登録してみよう
ファイルやフォルダを探す時間は、毎日の小さな積み重ねです。
ショートカットとクイックアクセスを活用するだけで、目的のデータへすばやくアクセスできるようになります。
- ファイルは、ショートカットで管理する
- フォルダは、クイックアクセスで管理する
- アクセス先が多い場合は、ファイルパス一覧を作成する
今日の目標は次の2つです。
- よく使うファイルを1つショートカット化する
- よく使うフォルダを1つクイックアクセスへ登録する
これだけでも、明日からファイルを探す時間が短縮できます。
まずは小さな時短から始めて、毎日の業務を少しずつ効率化していきましょう。
