【いつ削除する？】PCの不要データを溜めない｜定期的に整理する方法

PCに不要なデータが溜まっていませんか？

このような状態になっているなら、不要なデータを定期的に整理する仕組みを作りましょう。

本記事では、不要なデータを溜めないために、定期的に整理したいデータと削除する基準を紹介します。

削除する期間や整理するタイミングを決めておけば、「いつか整理しよう」と後回しにすることもなくなります。
データ整理を習慣化して、不要なデータを溜めないようにしましょう。

不要データ、きちんと削除していますか？

ブラウザからダウンロードしたデータや、ごみ箱に入れたままのデータを、そのまま放置していませんか？

「ダウンロードフォルダを開いたら、何百個もファイルが入っている」
「ごみ箱を最後に確認したのがいつか分からない」
という人もいるかもしれません。

不要なデータを溜めたままにしていると、必要なデータを探すときに、たくさんのファイルの中から目的のものを探さなければならなくなります。

不要なデータは、「いつか整理する」のではなく、削除する期間や整理するタイミングをあらかじめ決めておきましょう。
本記事では、仕事で使うPCを対象に、定期的に整理したいデータと削除する基準を紹介します。

なぜ不要データを削除する必要があるのか

不要なデータを削除する理由は、単にPCの中をきれいにするためだけではありません。

必要なデータを探しやすくする

不要なデータが大量に残っていると、必要なデータが埋もれてしまいます。
例えば、ダウンロードフォルダに何百個ものファイルが入っていると、必要なファイルを探すだけでも時間がかかります。

不要になったデータを定期的に削除しておけば、必要なデータを見つけやすくなります。

ストレージを圧迫しない

ファイルを保存し続ければ、その分だけPCやクラウドなどのストレージを使用します。
一つひとつは小さなファイルでも、不要なデータが積み重なると保存容量を圧迫する原因になります。

必要のないデータを定期的に削除することで、ストレージを無駄に使い続けることを防げます。

不要な情報を持ち続けるリスクを減らす

仕事で扱うデータの中には、個人情報や社内の機密情報など、取り扱いに注意が必要なものがあります。
不要になったデータをいつまでも保管していると、情報管理の観点でも問題になることがあります。

企業によっては、ダウンロードフォルダやごみ箱などに保管してよいデータの保持期間など、情報管理に関するルールが定められている場合もあります。

まずは勤務先のルールを確認し、そのルールに従ってデータを管理しましょう。

定期的に削除したい4つのデータ・履歴

定期的に整理する対象をあらかじめ決めておくと、「何を削除すればいいのか」と毎回悩む必要がなくなります。

私の場合は、次の4つを定期的に確認しています。

それぞれ、削除する基準を決めておきましょう。

ダウンロードフォルダ

インターネットから資料や画像などをダウンロードすると、基本的にはPCの「ダウンロード」フォルダに保存されます。
一度だけ使用する資料なども多いため、気づかないうちに大量のファイルが溜まりやすい場所です。

私の場合、ダウンロードフォルダ内のデータは、2か月前の月までを削除対象にするルールにしています。
例えば「8月になったら、6月のデータを削除する」という感じです。

2か月前のデータでも、必要なデータであれば共用フォルダなどへ移して保管しましょう。

「必要なデータだけを残し、それ以外は削除する」というルールを決めておくことで、毎回ファイルごとに悩む時間を減らせます。

ごみ箱

不要なファイルを削除しても、ごみ箱に残っている間は完全には削除されていません。

ごみ箱も、ダウンロードフォルダと同じように、2か月前の月までを削除対象にすると決めています。

ごみ箱の場合、PCの設定画面から「○日経過したデータを自動削除する」といった機能が利用できる端末が多いです。

ごみ箱に捨てたということは、基本的に「もう使わない」と判断したデータです。
一度自動削除を設定してしまえば、ごみ箱を定期的に確認して削除する作業を減らせます。

ブラウザの閲覧履歴

ブラウザにも、閲覧したページの履歴やキャッシュなどのデータが蓄積されます。

私は毎月、ブラウザの設定から「全期間」を選択し、次のデータを削除しています。

「Cookieと他のサイトデータ」も削除したい場合は、注意が必要です。

Cookieなどを削除すると、次回アクセスしたときにログインを求められるWebサイトがあります。
そのため、Cookieも削除する場合は、必要なログイン情報を控えてから行いましょう。

ただし、会社で使用しているブラウザについて削除ルールが定められている場合は、社内ルールを優先してください。

ビジネスチャット内にアップロードしたファイル

ChatworkやSlackなどのビジネスチャットでは、メッセージにファイルを添付してメンバーと共有することがあります。

サービスによってはストレージの上限があるため、不要なファイルを残し続けるとストレージを圧迫する原因になります。

ただし、ビジネスチャット内のファイルは、個人的なバックアップの削除にとどめ、自分の判断だけで削除しないことが重要です。
社内の共用データ取り扱いルールを確認し、削除してよいデータなのかを確認してから作業しましょう。

データを削除する前には、必要なデータが社内の共用サーバーなどに保存されていることも確認してください。

ルールが特にない場合は、

のような必要最低限の判断基準を設けておきましょう。
削除する期間については、会社のルールがあればそれに従います。

参考までに、私の場合はルールがないため「3年前の前月に該当するデータ」を削除対象にしています。
ただし、前述した雛形や規程など、継続して使用するデータは削除せずに保管しています。

年に1回は利用中フォルダの整理も行うと良い

不要なデータは削除する一方で、何年も前に作成したデータでも、残しておく必要があるものがあります。
そのような過去データまで無理に削除する必要はありません。

残しておく必要があるデータは、「過去期」などのフォルダを設けて、期ごとにまとめて管理する方法がおすすめです。
例えば、現在の業務で使用するデータだけを通常のフォルダに残し、3期以上前のデータは「過去期」フォルダへ移動します。
こうすることで、普段使用するフォルダには直近で必要なデータだけが見える状態になります。

この整理は、年に1回、30分ほど時間を確保して行うとよいでしょう。

フォルダの具体的な整理方法については、「【パソコンのデータ整理術】探す時間を減らす「フォルダ構成」の作り方」も参照ください。

データ整理を習慣化するポイント

不要データの整理は、気が向いたときにまとめて行うのではなく、定期的な作業として決めてしまうのがおすすめです。

毎月の業務予定に、15分だけ「不要データ削除」の時間を設定します。
「第1月曜日」など、毎月同じタイミングに設定しておくと、忘れにくくなります。

「不要になったら削除する」というルールでは、そのたびに「これはまだ必要かな？」と判断する必要があります。
そこで、「2か月前の月までを削除する」のように、あらかじめ削除対象となる期間を決めておきます。

削除する範囲が明確になれば、毎月同じ基準で機械的に作業できます。

PC設定や利用サービスに自動削除の機能がある場合は、積極的に利用しましょう。
人が毎回作業しなくてもよいものは、自動化することで整理にかかる時間を減らせます。

この3つを決めておけば、「いつかやろう」と後回しにして、不要なデータが放置されることを防ぎやすくなります。

大切なのは、一度きれいにすることではありません。
「溜めないためのルールを作り、定期的に実施すること」です。

まとめ：まずはダウンロードフォルダのデータを削除してみよう

PCの不要データは、気づかないうちに少しずつ溜まっていきます。
そのまま放置すると、必要なデータを探す手間が増えたり、不要な情報を持ち続けることになったりします。

本記事で紹介したように、削除する対象と期間を決めておけば、毎回悩まずに整理できます。

まずはダウンロードフォルダを開いて、不要なデータがどれくらい溜まっているか確認してみましょう。

一度整理するだけで終わらせず、次回からも同じ基準で削除できるようにルールを決めておくことで、不要データを溜めない習慣につながります。