仕事中、メールやチャットなどの通知が次々とデスクトップに表示され、「集中できない！」と感じていませんか？
通知を確認するのはほんの数秒でも、作業の中断によって集中力が途切れがちになります。
通知が多い状態のままでいると、気づかないうちに仕事の生産性を下げてしまうかもしれません。
通知に振り回されず、自分の仕事を優先するために、デスクトップ通知を整理しましょう。
ポイントは、自分の仕事に必要な通知と、後で確認すればよい通知を見分けることです。
「即レスしなくて大丈夫なの？」と、通知オフをためらうかもしれません。
ですが、思い切ってオフにしてみたら、心配するほど問題は起きませんでした。
本記事では、仕事に集中するために、どの通知を残し、どの通知をオフにすればよいのか、その判断基準を紹介します。
通知に振り回されていませんか？
仕事中、メールやチャット、アプリなどの通知が次々とデスクトップに表示されると、無意識だとしても注意がその通知に行きます。
中には、通知の「閉じる」ボタンを押さなくてはならないことも。
通知を見たり消したりする、数秒の作業中断は大した時間ではないものの、通知のたびに作業の手を止めることになります。
通知による作業の中断は、集中力が途切れるもとです。
通知の確認後、元の作業に戻ったつもりでも、こうした小さな中断が積み重ねによって、気づかないうちに仕事の生産性を下げてしまうかもしれません。
そこでおすすめしたいのが、デスクトップ通知の整理です。
通知はすべてオフにする必要はありません。
自分の仕事に必要な通知だけを残し、それ以外は思い切ってオフにしてしまいましょう。
「通知が来たらすぐ対応する」のではなく、自分の仕事を優先するために通知を使い分けることがポイントです。
通知は「自分の仕事に必要なもの」だけ残せばOK
デスクトップに表示される通知は、「今すぐ対応する必要があるもの」と「後で確認すればいいもの」に分かれます。
さらに、「そもそも確認する必要がないもの」も存在します。
それぞれ、例えば次のような通知です。
- 今すぐ対応する必要があるもの：会議や顧客訪問など、時間が決まっていて忘れると困るもの
- 定刻に確認すればいいもの：メールや通常のチャット
- そもそも確認する必要がないもの：業務に関係のない通知
ポイントは、「自分の仕事に必要かどうか？」を基準に通知を整理することです。
オフにしても良い通知
まずは、仕事中に表示されなくても困らない通知からオフにしてみましょう。
メールの受信通知
メール受信通知は、メルマガや迷惑メールなど余計な通知が多く、通知内容から内容の把握もしづらいため、オフにしてみましょう。
通知をオフにする代わりに、メールは決まった時間にまとめて確認します。
例えば、「10時、13時、15時、17時」など、自分で確認する時間を決めておくと良いです。
メールが届くたびに通知を確認するのではなく、「この時間になったら確認する」と決めてしまえば、メールの通知を気にせず目の前の仕事に集中できます。
ビジネスチャットの「自分以外あて」の通知
ビジネスチャットでは、様々なグループチャットで頻繁にやりとりがあるため、すべての通知をオンにするとそれだけで大量の通知に埋もれてしまいます。
たしかに、業務上確認しておきたいメッセージもあるかもしれません。
しかし、「自分あてでない通知まで、リアルタイムで受け取る必要があるのか？」「自分以外に来ている通知の中で、今まで自分の対応が必要だったものはどのくらいあるのか？」を考えてみてください。
確認が必要なら、自分あてにもメッセージを送ってもらえば良いのです。
通知をオフにして、必要な通知のみに気づけるようにしましょう。
Windows PCの初期設定で表示される通知
初期設定のまま使っていると、Windowsからのヒントやおすすめ、使用していないアプリからの通知などが表示されることがあります。
「表示されても、内容を見ずに閉じている」という通知があれば、通知オフにしてみましょう。
ただし、「アップデートのお知らせ」といったセキュリティに関する通知だけは、通知オンにしておくことをおすすめします。
オンにしておく通知
オンにしておく通知の判断基準は、「自分の仕事を助ける通知か」です。
ビジネスチャットの「自分あて」の通知
ビジネスチャットは、「自分あて」の通知だけオンにしておけば大丈夫です。
ただし、通知をオンにしておくことと、通知が来るたびに仕事を中断することは別です。
通知が来たからといって、その全てに即レスする必要はありません。
通知を受け取ったら、まず3秒くらいで内容をざっと確認します。
内容を読み込むと、後で対応するときにも読んで二度手間になるため、ざっと見にとどめます。
緊急連絡や、1分以内で済むものなら、その場で返信します。
すぐに対応する必要がなければ、いったん元の仕事に戻り、決めておいた時間にまとめて対応すればOKです。
通知は「今すぐ仕事を切り替えなければならない合図」ではなく、「確認の必要がある連絡が届いたことを知らせるもの」くらいに考えておくとよいでしょう。
予定のリマインド
予定のリマインドは、メールなどのように「連絡が来たことを知らせるため」ではなく、「自分が予定通りに仕事を進めるため」の通知です。
通知をオンにすることで、作業の切り替えや中断を知らせてくれるのに役立ちます。
- 会議5分前のアラーム
- 顧客訪問の予定をリマインド
- 定刻の作業（メール確認、日報作成など）
- 昼休憩の時刻
- 退勤時刻
「即レスしないと失礼だから、通知が切れない」という人へ
「相手を思いやるなら、できるだけ早く返信したほうがいい」と考えて、通知をオフにできない人もいると思います。
しかし、メールやチャットが届くたびに対応していたら、自分の仕事に集中する時間は減ります。
他人からの連絡ばかりを優先して、自分がやるべき仕事が終えられなかった結果、他のメンバーも困る事態になることも。
「今は自分のタスクを優先する」という意思を持ち、思い切って即レスをやめてみましょう。
最初は、「重要な連絡を見逃していないかな」「返信を待たせていないかな」と不安になると思います。
ここは、少しだけ我慢してみてください。
メールやチャットを後で確認すると言っても、数時間後には確認するわけで、何日も放置はしません。
「◯時にメールを確認する」「昼休み後にチャットを確認する」などと決めておけば良いのです。
即レスをやめてみたけど、心配するほど問題はなかった
私自身も通知を減らし、メールの確認を定刻だけにしてみましたが、心配するほど問題は起きませんでした。
何日も待たせるわけではないため、「その通知にリアルタイムで対応する必要があるのか？」を、一度考えてみる価値はあります。
体感としては、本当に緊急なら、電話をかけてくる、直接デスクに来るなど、別の連絡手段が使われるケースが多いです。
通知を減らすことに不安がある人は、まず1日だけでも試してみてください。
「通知を気にせず仕事を進められると、こんなに集中しやすいんだ！」と感じるかもしれません。
まとめ：通知を「自分の仕事を助けるため」に使おう
デスクトップ通知の整理で大切なのは、自分の仕事に必要な通知だけを残すことです。
メールや自分以外あてのチャットなど、後で確認すればよいものは通知をオフにする。
自分あての連絡や会議前のリマインドなど、仕事を進めるために役立つ通知は残す。
このように通知を整理すると、通知に振り回されず、自分の仕事に集中しやすくなります。
- 内容を見ずに閉じている、不要なデスクトップ通知を1つオフにする
- メールの確認時刻を決める
確認時間が来るまでは通知を気にせず、自分の作業に取り組んでみてください。
きっと、今までよりも集中して作業ができるはずです。
