【時間がなくてもできる】仕事のデスク整理整頓を習慣にする方法

仕事のデスクが書類やファイルでいっぱいになっていると、必要な資料を探す、書類をどかしてパソコンを操作するなど、本来の仕事とは関係のないところで時間を使ってしまいます。

デスク周りを整理整頓して、書類探しの時間を減らすことも業務効率化の一つです。
本記事では、毎日の「定位置に戻す」習慣と、月1〜2回の「定期的な整理」によって、忙しい人でも無理なく続けられる、実践しやすいデスク整理の方法を紹介します。

毎日の小さな習慣の継続と、定期的な整理の時間を決めておくことで、作業しやすいデスクを維持しましょう。

デスク周り、整理整頓できていますか？

作業効率というとパソコン内の整理整頓に意識が向きがちですが、自分が使っているデスクも影響します。

このようなことを、仕事中に何度も繰り返していないでしょうか？

一つひとつは数十秒程度の小さな作業でも、毎日繰り返していると、気づかないうちに多くの時間を使っています。

自分のデスクが書類やファイルで物理的に占領されている状態は、必要な書類を探すだけでなく、それをどかしてパソコン作業をするだけでも一苦労です。

以前、職場には「ジェンガですか？」とツッコミを入れたくなるほど高く書類を積み上げ、そこから必要な書類を引っ張り出して仕事をしている方がいました。

本人にとっては「どこに何があるか分かっている」状態かもしれません。
しかし、必要なものを探すたびに書類を動かしたり、他の人が必要な資料の場所を本人へ確認したりしていると、少しずつ時間が失われていきます。

デスク周りを整理整頓して、「書類を探す・どかす」を減らすことも、立派な業務効率化です。

本記事では、

によって、忙しい人でも無理なく続けられるデスク整理の方法を紹介します。

デスク周りが整理整頓できていないことのリスク

整理整頓は、単にデスクをきれいに見せるために行うものではありません。
仕事を円滑に進めるための仕組みです。

デスク周りが整理整頓されていないことは、日々の作業時間を奪うだけでなく、周囲の人にも影響するさまざまなリスクにつながります。

書類探しに時間を取られる

書類の山から必要な資料を取り出す、どこにあるかを探すといった時間は、仕事そのものを進めている時間ではありません。
一つ一つは数分の手間でも、積み重なると多くの時間を「探す」ことに割いてしまいます。

「確かこの辺に置いたはず」と書類の山を探したり、別の書類を一度どかしてから目的の資料を取り出したりする作業は、できるだけ減らしたいものです。

必要なものをすぐに取り出せる状態にしておけば、その分、本来やるべき仕事に時間を使えるようになります。

属人化

デスクの持ち主だけが「この資料はあそこに置いてある」と分かっている状態も問題です。

その人でないと資料の保管場所がわからない場合、代理対応する人は書類を探すか、その人に都度保管場所を聞かなくてはなりません。

整理整頓された状態を作っておけば、本人がいないときでも周囲の人が必要な書類を見つけやすくなります。

紛失

書類をデスクの上に積み重ねたり、いろいろな場所に置いたりしていると、必要な書類をなくす可能性も高まります。

人がデスク前を通ったときに、ヒラッとどこかに落ちてしまったり、不要な書類に混ざったまま誤って処分してしまったりすることも考えられます。

「どこにあるか分からない」という状態を作らないためにも、書類の置き場所を決めておくことが大切です。

情報漏洩

デスクの整理整頓は、情報セキュリティの面でも重要です。

仕事で扱う書類の中には、他の人に見られてはいけない情報が含まれているものがあります。

こうした書類を無造作にデスクに置きっぱなしにしていると、本来その情報を見る権限のない人にも情報が漏れる可能性があります。

整理整頓は、仕事をしやすくするだけでなく、大切な情報を守るための習慣でもあります。

毎日の整理整頓：退社時にデスクをリセットする

毎日の整理整頓は、「片付ける」というより「定位置に戻す」ことを意識しましょう。

仕事が終わるたびに「どこに片付けよう」と考えるのではなく、あらかじめ置き場所を決めておけば、迷わず戻せるようになります。

書類は3分類で管理する

書類を整理するとき、最初から細かく分類しすぎないことがポイントです。

「請求書」「契約書」「社内資料」「会議資料」「参考資料」など、書類のカテゴリごとに分けようとすると、分類するだけで大変です。
細かすぎることで、整理整頓に挫折しやすくなってしまいます。

書類は大まかに、次の3種類に分けて管理すれば大丈夫です。

「未完了」「対応済・要保管」「処分OK」の3種類で分けた書類を、仕切りや収納ボックスで分けると管理しやすくなります。

「処分OK」にまとめた書類は、後述する定期的な整理のタイミングで処分します。

完璧な分類を目指すのではなく、「今どういう状態の書類なのか」がわかる程度の大まかな分類が、無理なく続くコツです。

書類は施錠保管を原則とする

書類は、重要な情報や、機密情報・個人情報を含みます。
鍵をかけられるロッカーやキャビネットにしまい、施錠保管することを原則としましょう。

ただ、「紙の書類が多すぎて、すべての書類を施錠保管するのは難しい」という職場もあると思います。

その場合は、会社のルールを確認したうえで、少なくとも決算書といった重要書類や、仕様書や履歴書といった機密情報・個人情報を含む書類は施錠保管するようにしましょう。

パソコンの管理

パソコンは機密情報の塊と言えるため、適切な管理が必要です。
パソコンの保管方法については、まず会社のルールに従って管理しましょう。

特に決まったルールがない場合、ノートPCはキャビネットやロッカーなど、施錠できる場所に保管すると情報セキュリティの面で安心です。

• 施錠保管が難しいデスクトップPCを使っている
• ノートPCを施錠保管できない環境

という場合は、ワイヤーロックを使ってデスクなどに固定し、簡単に持ち出せないようにする方法もあります。

文房具の保管場所

文房具も「使ったら元の場所に戻す」を習慣にしましょう。

キャビネットがある場合は、引き出しの最上部など取り出しやすい場所を、文房具の定位置にしておくと良いです。
引き出しに入り切らない場合は、デスク上にペン立てを用意し、そこにまとめて入れます。

ポイントは、「どこに置くか」を毎回考えなくて済む状態にすることです。

使ったものを定位置に戻すだけなら、片付けのためにまとまった時間を確保する必要もありません。

半月または月1回に行う整理整頓：日時を決めて片付ける

毎日の整理だけでは、どうしても少しずつ書類が増えていきます。
半月または月1回程度、少し時間を取ってデスク周りを整理しましょう。

「処分OK」に分類した書類を確認し、不要なものをシュレッダーにかけます。
書類の処分は、機密情報や個人情報を守る意味でも、シュレッダーを利用するのが無難です。

機密情報が入っていない紙であれば、私の場合はメモ用の裏紙として再利用しています。
ただし、処分方法に迷う場合は、会社のルールを確認したうえで、シュレッダーなど適切な方法で処分しましょう。

こうした整理整頓は、「手が空いたら整理しよう」と考えていると、つい後回しになりがちです。
あらかじめ、整理する日時を決めておくことをおすすめします。

など、自分が続けやすい時間を、業務予定としてカレンダーに登録しておきます。

「時間ができたら片付ける」のではなく、「片付ける時間を先に確保する」ことで、整理整頓を習慣にしやすくなります。

そもそも紙を増やさない：ペーパーレスを進めよう

書類がたまっていくデスク周りは、そこにあるだけでも作業場所を占領していきます。

そもそも「紙を増やさない仕組み」を、会社全体でつくっていくことも大切です。

例えば、

といった方法があります。

個人の整理整頓も大切ですが、会社全体で紙の書類そのものを減らすことができれば、デスク周りを整理する手間が減らせます。

ペーパーレス化のヒントについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

• 紙の契約書等は【スキャン保存】で検索性アップ！データ化を進めるための具体的な手順
• 契約書は【電子締結】で効率化！メリットや課題を解説
• 申請・承認のムダは、仕組みで解決！【ジョブカンワークフロー】導入から運用のコツ

まとめ：スッキリしたデスクを保とう

デスク周りの整理整頓は、必要な情報を見つけやすくするための仕組みづくりです。

毎日の整理整頓では、退社時に使ったものを「定位置に戻す」ことを意識しましょう。
半月または月1回の整理整頓では、処分OKの書類をシュレッダー廃棄などで処分します。

最終的には、紙そのものを増やさないペーパーレス化も重要です。

「時間ができたら片付ける」のではなく、「片付ける時間を先に確保する」ことが、継続のポイントです。

小さな習慣から始めて、いつでも作業しやすいスッキリしたデスクを維持していきましょう。